Nebenkostenabrechnung - Die Frist einhalten

Vermieter sollten bezüglich der Nebenkostenabrechnung als Frist den 31.12. im Blick haben. Grundsätzlich müssen sie über die Vorauszahlungen für Nebenkosten jährlich gegenüber dem Mieter abrechnen. Das Gesetz - § 556 Abs. 3 BGB - regelt auch die Frist für die Nebenkostenabrechnung eindeutig: „Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen.“ Nach dieser Frist kann der Vermieter eventuelle Nachforderungen gegenüber dem Mieter nicht mehr geltend machen. Bei steigenden Nebenkosten, wie sie vor allem bei den kommunalen Gebühren im langfristigen Trend bundesweit zu beobachten sind,  bleibt also der Vermieter dann auf Kosten sitzen. Der Vermieter darf also maximal über einen Zeitraum von zwölf Monaten eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Weil in den meisten Fällen diese zwölf Monate dem Kalenderjahr entsprechen, sollten sich Vermieter, die bislang keine Nebenkostenabrechnung für das Vorjahr vorgelegt haben, beeilen.

Nur in begründeten Ausnahmen ist es zulässig, die Nebenkostenabrechnung verspätet zu zusenden. Kann der Vermieter nachweisen, dass ein Überschreiten der Frist nicht durch sein Verschulden entstanden ist, so ist die Nebenkostenabrechnung noch wirksam.

Dies kann beispielsweise sein, wenn der Mieter unbekannt verzogen ist und der Vermieter die neue Anschrift erst ausfindig machen muss. Zudem kann es sein, dass der Vermieter die Abrechnungen der Versorger unverschuldet zu spät zugestellt bekommt. In diesem Fall muss er dies jedoch dem Mieter belegen können.

Nach dem Gesetz - § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB - hat der Mieter nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung eine Frist von zwölf Monaten, in welcher er die Nebenkostenabrechnung prüfen und gegebenenfalls einen Einwand erstellen kann. Erst nach Ablauf dieser Frist kann der Vermieter sicher sein, dass der Mieter die Abrechnung akzeptiert. Hat der Mieter keine Einwände, müssen die Forderungen innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt beglichen werden. Diese Frist gilt auch für den Vermieter, wenn sich aus der Nebenkostenabrechnung eine Rückzahlung der Vorauszahlungen an den Mieter ergibt.

Der Vermieter ist im Rahmen der Nebenkostenabrechnung verpflichtet, dem Mieter die Prüfung der Abrechnung zu ermöglichen. Dazu müssen alte Belege, die für den Abrechnungszeitraum relevant sind, für den Mieter einsichtbar sein. So können beispielsweise nicht einfach nach dem Abflussprinzip Zahlungen des Vermieters an das Energieversorgungsunternehmen dem Mieter in Rechnung gestellt werden. Nach der Heizkostenverordnung und der Rechtssprechung dürfen nur die im Zeitraum tatsächlich verbrauchten Brennstoffe abgerechnet werden (Urteil des BGH vom 1. Februar 2012; Az. VIII ZR 38/11). Der Vermieter muss daher alle relevanten Rechnungen und Verträge aufbewahren, um diese dem Mieter auf dessen Verlangen vorlegen zu können. So können beispielsweise Tankrechnungen von 2011 noch für den Abrechnungszeitraum 2013 wichtig sein, wenn zwischenzeitlich der Heizöltank nicht neu aufgefüllt wurde.