Als Vermieter sind sie verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung klar, übersichtlich und nachvollziehbar darzustellen. Sie muss also frei von komplizierten Rechnungen sein, damit der Mieter sie einfach überprüfen kann. Um dies sicherzustellen, müssen folgende Mindestanforderungen eingehalten werden:

• Nachvollziehbare Zusammenstellung der Gesamtkosten
  Als Vermieter sind Sie verpflichtet, übersichtlich aufzuzeigen, wie sich die Gesamtkosten zusammensetzen. Dabei müssen die Gesamtkosten jeder Kostenart (z.B. Heizkosten oder Hauswart) angegeben werden.
  
  
• Angabe und Erklärung des Verteilerschlüssels
  Der jeweils gültige Abrechnungsmaßstab bzw. Verteilerschlüssel legt fest, wie die anfallenden Betriebskosten auf die einzelnen Mietparteien zu verteilen sind. Dieser muss in der Nebenkostenabrechnung nachvollziehbar benannt und erklärt werden.
  
  
• Berechnung des Mieteranteils
  Mit dem zugrundeliegenden Verteilerschlüssel wird anschließend der zu zahlende Anteil des jeweiligen Mieters errechnet. Durch die vorhergegangenen Schritte ist es dem Mieter möglich, nachzuvollziehen, wie die Abrechnung zustande gekommen ist.
  
  
• Abzug der Vorauszahlungen
  Falls es eine Betriebskostenvorauszahlung gab, gilt es diese zu berücksichtigen. So muss diese von den vorläufig zu zahlenden Kosten abgezogen werden. So ergibt sich entweder die Summe, welche der Mieter noch zu zahlen (Nachzahlung) hat oder ein Guthaben (Rückzahlung) zugunsten des Mieters.

Vermieter sind dazu verpflichtet, dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums eine Nebenkostenabrechnung vorzulegen. In der Regel entspricht der Abrechnungszeitraum dem Kalenderjahr. In diesem Fall muss der Mieter die Nebenkostenabrechnung bis zum 31. Dezember des Folgejahrs erhalten. Später eingereichte Abrechnungen sind verjährt und Vermieter haben keinen Anspruch mehr darauf, Nachzahlungen vom Mieter einzufordern. Mieter haben jedoch auch bei einer verspätet eingereichten Nebenkostenabrechnungen das Recht darauf, mögliche Rückzahlungen aus der Abrechnung zu erhalten.

Hinweis: Sind Sie nicht für die verspätete Abgabe der Nebenkostenabrechnung verantwortlich, weil Sie beispielsweise auf eine externe Abrechnung warten müssen, können Sie die Betriebskostenabrechnung entsprechend später beim Mieter einreichen.

Grundsätzlich beträgt der Abrechnungszeitraum immer zwölf Monate. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich bei dem Abrechnungszeitraum von Januar bis Dezember oder von April bis März handelt. Nebenkostenabrechnungen über mehr als zwölf Monate sind nicht ordnungsgemäß, wodurch der Mieter die Nachzahlungen für solche Abrechnungen verweigern kann. Kürzere Abrechnungszeiträume sind in Ausnahmefällen zulässig. Diese Regelung kommt besonders häufig beim unterjährigen Ein- oder Auszug eines Mieters zur Anwendung.

Auf den Mieter können lediglich umlagefähige Kosten umgelegt werden. Das sind Kosten, die auch tatsächlich entstanden sind und regelmäßig wiederkehren. Dabei gilt grundsätzlich, dass nur Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden können, die vorher im Mietvertrag festgehalten wurden.

Bei klassischen Nebenkosten handelt es sich beispielsweise um:

• Wasser
• Heizkosten
• Straßenreinigung und Abfallbeseitigung
• Winterdienst
• Hausmeister
• Aufzug
• Versicherung
• Beleuchtung und Strom

Um die Abrechnungen schnell erstellen zu können, bietet Ihnen ImmobilienScout24 für die Nebenkostenabrechnung eine einfache Berechnungsvorlage. Alles, was Sie tun müssen, ist den Gesamtverbrauch einzugeben. Je nach Verteilungsschlüssel werden anschließend die Abrechnungen für die einzelnen Mietparteien erstellt.