Zu Ihren wichtigsten Pflichten als Vermieter gehört es, alle zwölf Monate eine Nebenkostenabrechnung an die Mieter zu schicken. Jedoch können Sie nicht alle entstehenden Kosten an die Mieter umlegen. Hier erfahren Sie, welche Kosten nicht umlagefähig sind und wie Sie am besten damit umgehen.

• Nebenkosten, die nur einmalig auftreten oder die der Instandhaltung und Instandsetzung dienen, dürfen Sie nicht auf die Mieter umlegen.

• Verwaltungskosten, Versicherungskosten, Leerstandskosten und im Mietvertrag nicht detailliert aufgeführte sonstige Betriebskosten dürfen Sie ebenfalls nicht umlegen.

• Prüfen Sie die Möglichkeit, die nicht umlagefähigen Nebenkosten als Werbungskosten von der Steuer abzusetzen.

Bei der Bewirtschaftung einer Immobilie entstehen viele Kosten. Einen großen Teil davon dürfen Sie als Nebenkosten an die Mieter umlegen. Die Voraussetzung dafür ist, dass Sie dies im Mietvertrag vereinbart haben. Besonders wichtig ist, dass Sie sonstige Betriebskosten gemäß §2 Nr. 17 der Betriebskostenverordnung detailliert auflisten, da Sie sie sonst nicht umlegen dürfen.

Prinzipiell gilt, dass Sie:

• einmalige Kosten,

• Kosten zur Instandhaltung und Instandsetzung

• und Verwaltungskosten

nicht auf die Mieter umlegen dürfen. Wartungskosten von Hausanlagen hingegen sind zum Beispiel größtenteils umlagefähig. Ausschlaggebend ist die Frage, ob die entstehenden Nebenkosten dazu dienen, den bestimmungsgemäßen Gebrauch der Immobilie zu erhalten. Ihre Pflicht als Vermieter ist es, die Immobilie in diesem Zustand zu erhalten, weshalb Sie entsprechende Kosten nicht umlegen dürfen.

Wichtig: Wenn Sie unerlaubterweise Kosten wie etwa Versicherungs- oder Verwaltungskosten im Mietvertrag auf den Mieter umlegen, ist die Klausel ungültig. Je nach Situation kann es sogar sein, dass der Mieter gar keine Nebenkosten zahlen muss, wenn Sie falsch umgelegt haben.

Bei Fragen zu den Nebenkosten können Sie stets die Betriebskostenverordnung zur Rate ziehen. In dieser Übersicht sehen Sie auf einen Blick, welche Nebenkosten Sie nicht umlegen dürfen:

• sonstige Nebenkosten, die nicht im Mietvertrag aufgeführt sind, obwohl sie prinzipiell umlagefähig wären

• Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung

• Kosten für die Hausverwaltung, inklusive Haus- und Mietrechtschutzversicherung, Mietausfallversicherung und Kosten für den Steuerberater

• Leerstandskosten

Zudem haben wir Ihnen in diesem Artikel eine Übersicht der umlagefähigen Nebenkosten zusammengestellt, sodass Sie auch per Ausschlussverfahren die richtige Entscheidung treffen können. Um eine vollständige und korrekte Nebenkostenabrechnung zu erstellen, empfehlen wir Ihnen, den kostenlosen Betriebskostenrechner von ImmoScout24 zu nutzen. In diesem erfahren Sie unter anderem, welche Kosten umlagefähig sind und welche nicht.

Als Vermieter sind Sie dazu verpflichtet, alle Belege zu den Nebenkosten aufzubewahren, um dem Mieter auf Anfrage eine Belegeinsicht zu ermöglichen. Obwohl Sie die oben genannten Kosten nicht umlegen dürfen, ist es möglich, sie in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend zu machen. So können Sie viele Kosten von der Steuer absetzen und effektiv Geld sparen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, Kosten zur Instandhaltung und Instandsetzung abzuschreiben.

Lassen Sie sich im Zweifelsfall von Ihrem Steuerberater und/oder von einem Fachanwalt für Mietrecht beraten.