Als Vermieter müssen Sie alle zwölf Monate eine klare und verständliche Nebenkostenabrechnung an Ihre Mieter schicken. In diesem Beitrag erfahren Sie, ob die Abrechnung auch die Belege enthalten muss und wie Sie korrekt mit den Belegen vorgehen.

• Für die Nebenkostenabrechnung gibt es keine festgelegte Vorlage,sie muss jedoch Mindestangaben wie beispielsweise die Auflistung sämtlicher nebenkostenrelevanter Einnahmen und Ausgaben enthalten, um gültig zu sein.

• Die Belege müssen nicht in der Nebenkostenabrechnung enthalten sein.

• Der Mieter hat bei berechtigten Zweifeln ein Recht auf Belegeinsicht, weshalb Sie als Vermieter alle Unterlagen für die Nebenkostenabrechnung aufbewahren sollten.

• Bei ImmoScout24 helfen wir Ihnen gratis dabei, per Nebenkostenrechner eine vollständige und korrekte Betriebskostenabrechnung zu erstellen.

Damit die Nebenkostenabrechnung, die Sie regelmäßig an Ihre Mieter schicken, gültig ist, muss sie bestimmten Mindestanforderungen entsprechen. Es gibt keine offizielle Vorlage für die Betriebskostenabrechnung. Beachten Sie jedoch die folgenden Anforderungen:

• Geordnete Zusammenstellung von Einnahmen und Ausgaben

• Verständlichkeit und Übersichtlichkeit (auch von Laien nachvollziehbar)

• Gesamtkosten der Nebenkosten

• Berechnung des Mieteranteils unter Abzug eventuell geleisteter Vorauszahlungen

• Erläuterungen zum zugrunde gelegten Verteilerschlüssel

Der Mieter muss also in der Lage sein, die Nebenkosten gedanklich und rechnerisch nachzuprüfen. Sie dürfen für die Klarheit einige oder alle Belege beilegen. Wenn dies bereits üblich ist, sollten Sie an dieser Tradition festhalten. Jedoch ist es nicht verpflichtend, die Belege zur Nebenkostenabrechnung hinzufügen.

Viele Nebenkostenabrechnungen enthalten Fehler, was zu unangenehmen Konsequenzen für Sie als Vermieter führen kann. Unser Tipp: Nutzen Sie den kostenlosen Nebenkostenrechner von ImmoScout24, um innerhalb von wenigen Minuten eine vollständige und korrekte Nebenkostenabrechnung als PDF zu erhalten.

Die Belege müssen Sie nicht zur Nebenkostenabrechnung hinzufügen, dürfen aber Kopien beilegen. Beachten Sie, dass der Mieter bei berechtigten Zweifeln an der Richtigkeit der Abrechnung das Recht auf Belegeinsicht hat. In diesem Fall müssen Sie ihm den Zugang zu allen relevanten Rechnungen, Versicherungsscheinen, Verträgen und Dokumenten rund um die Nebenkosten verschaffen. Weitere Details zur Belegeinsicht finden Sie hier.

Um Probleme bei der Belegeinsicht zu vermeiden, sollten Sie stets sorgfältig mit den Belegen für die Nebenkostenabrechnung umgehen. Bewahren Sie diese geordnet und sicher auf, um bei Bedarf direkt die Einsicht zu ermöglichen.

Tipp: Viele Hausverwaltungen übernehmen die Erstellung der Nebenkostenabrechnung für Sie. Die hierbei entstehenden Kosten können Sie ebenfalls auf den Mieter umlegen.