In der jährlichen Nebenkostenabrechnung listen Sie die Betriebskosten auf und legen diese auf Mieter um. Hier erfahren Sie, welche Kosten umlagefähig sind, wie die Verteilung auf mehrere Mieter aussieht, und erhalten ein PDF-Muster.
Es ist Zeit für Ihre Nebenkostenabrechnung?
Erstellen Sie in nur drei Schritten kostenlos Ihre rechtsichere Nebenkostenabrechnung und laden Sie diese herunter oder schicken Sie sie direkt an Ihre Mieter.- Die Frist für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung liegt für Vermieter bei zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums.
- Einige Ausgaben können Sie als Vermieter in der Betriebskostenabrechnung nicht auf die Mieter umlegen; dazu zählen beispielsweise Instandhaltungs- und Reparaturkosten.
- Eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen ist kompliziert, kostet Zeit und häufig auch Nerven. Nutzen Sie deshalb den kostenlosen Service von ImmoScout24 und erstellen Sie Ihre Abrechnungen stressfrei und rechtskonform.
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- Was ist eine Betriebskostenabrechnung?
- Welche Betriebskosten darf ich auf den Mieter umlegen?
- Welche Kosten kann ich nicht auf den Mieter umlegen?
- Darf ich Gartenpflegekosten auf die Mieter umlegen?
- Wie werden Heizkosten in den Betriebskosten auf die Miete verteilt?
- Wie werden die Nebenkosten auf mehrere Parteien umgelegt?
- Wie sieht eine Betriebskostenabrechnung aus?
- PDF Muster für die Betriebskostenabrechnung
- Wie lange haben Vermieter für die Nebenkostenabrechnung Zeit?
Wer eine Wohnung oder ein Haus mietet, muss im Regelfall für die Betriebskosten selbst aufkommen. Daher leisten Mieter meist eine monatliche Betriebskostenvorauszahlung und müssen nach der Abrechnung am Jahresende entweder nachzahlen oder erhalten zu viel gezahlte Beträge zurück. In der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist genau geregelt, welche Kosten zu den Betriebskosten zählen.
Die Grundlage für die Betriebskosten ist das Mietrecht. Im Mietvertrag ist genau festgelegt, was als Nebenkosten bei einer Hausvermietung abgerechnet werden kann. Entscheidend ist dies vor allem für die „sonstigen Kosten“. Zu diesen kann etwa die Wartung von Rauchmeldern und Alarmanlagen zählen. Was nicht im Mietvertrag vereinbart ist, muss auch nicht bezahlt werden.
Die Bewirtschaftung von Mietwohnungen bringt viele Kosten mit sich. Vermieter dürfen einen Großteil der Kosten auf die Mieter umlegen – vorausgesetzt, sie sind umlagefähig und Sie haben dies im Mietvertrag vereinbart. Trotzdem kommt es immer wieder zu Unklarheiten bei der Frage, welche umlagefähigen Nebenkosten (=Betriebskosten) der Mieter zahlt.
Die folgenden Betriebskosten dürfen Sie auf den Mieter umlegen:
- Grundsteuer
- Kosten für Haftpflicht- oder Gebäudeversicherungen
- Heizkosten (zum Großteil verbrauchsabhängig)
- Kosten für die Wasserversorgung und -erwärmung
- Gebühren für Abwasser
- Gebühren für die Müllabfuhr
- Kosten für die Straßenreinigung
- Kosten für einen Aufzug
- Schornstein-Reinigungskosten
- Hausbeleuchtung
- Kosten für einen Hausmeister oder Reinigungs- und Gartenarbeiten
- Kosten für Kabelfernsehen und Antennen
- Kosten für Waschmaschine, Trockner, etc., falls vom Vermieter bereitgestellt
- Sonstige Betriebskosten (wichtig: Diese müssen Sie im Mietvertrag genau definieren)
Gibt es im Haus einen Aufzug, müssen alle Mieter die Betriebskosten dafür bezahlen, auch wenn sie im Erdgeschoss wohnen.
Einige Nebenkosten können Sie nicht auf die Mieter umlegen. Da viele Mieter die Betriebskostenabrechnung prüfen lassen, sollten Sie als Vermieter genau wissen, welche Positionen Sie nicht abrechnen dürfen.
Die folgenden Positionen dürfen Vermieter durch die Betriebskostenabrechnung nicht auf die Mieter umlegen:
- Instandhaltungs- und Reparaturkosten
- Grunderwerbsteuer
- Rechtsschutz- und Hausratversicherung
- Anschlussgebühren für Kabel oder Satellitenschüssel
- Einzahlungen in die gemeinschaftlichen Rücklagen für Instandhaltung und Sanierung bei Häusern mit mehreren Eigentumswohnungen
- Gebühren des Hausverwalters
- Kontoführungsgebühren oder andere Bankspesen
Wenn der Hausmeister als Nebentätigkeit noch gegen Entgelt die Hausverwaltung übernimmt oder Reparaturen durchführt, müssen diese Aufwendungen vor der Abrechnung ermittelt und aus der Betriebskostenabrechnung herausgenommen werden.
Gerade bei Wohnanlagen mit größerem Gartenanteil und dementsprechend hohen Gartenpflegekosten sollten Sie als Vermieter wissen, welche Kosten Sie auf die Mieter umlegen dürfen. Umlagefähig sind nur die Kosten für die laufende Gartenpflege.
Einmalige Ausgaben beispielsweise für die Neuanlage oder Umgestaltung des Gartens, die Erneuerung des Gehwegbelags oder die Anschaffung von Gartengeräten müssen Sie als Vermieter selbst tragen.
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Sie benötigen einen aktuellen Mietvertrag?
Die Heizkosten werden klassischerweise in der Betriebskostenabrechnung auf Mieter umgelegt. Dabei ist für Vermieter wichtig zu wissen, wie sie Heizkosten als Betriebskosten abrechnen. Nach der Heizkostenverordnung sollen die Heizkosten zu 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig auf die einzelnen Wohnparteien umgelegt werden, den Rest dürfen Vermieter nach einem festen Maßstab, zum Beispiel anhand der Personenanzahl oder der Wohnfläche, verteilen.
- Üblicherweise sind in Wohnungen Wärmezähler an den einzelnen Heizkörpern installiert, die einmal pro Jahr von einem Dienstleister abgelesen werden.
- Wohnungen oder Häuser mit Fußbodenheizung haben meist einen zentralen Zähler im Bad oder in der Abstellkammer.
Kalte Nebenkosten dürfen nach dem sogenannten Abflussprinzip berechnet werden. Dabei rechnen Sie die Posten ab, für die Sie selbst erst im Laufe des Abrechnungszeitraums die Rechnung erhalten haben. Für warme Nebenkosten ist hingegen das Leistungsprinzip, das nach Verbrauch abrechnet, wichtig.
Der Abrechnungsmaßstab der Betriebskosten wird in der Regel im Mietvertrag festgelegt. Wird er dort nicht erfasst, dürfen Nebenkosten nur nach dem Anteil der Wohnfläche berechnet werden. Grundsätzlich können Betriebskosten nach Wohneinheit, Wohnfläche, Personenzahl oder Verbrauch abgerechnet werden. Zum Teil ist der Umlageschlüssel für Nebenkosten gesetzlich festgelegt, so beispielsweise bei Heizkosten. Hierbei müssen 50 bis 70 Prozent der Kosten verbrauchsabhängig umgelegt werden.
In dieser Übersicht sehen Sie, nach welchen Verteilerschlüsseln die Betriebskosten umgelegt werden können:
Art des Verteilerschlüssels |
Besonderheiten |
| Betriebskostenabrechnung nach Wohneinheit |
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| Betriebskostenabrechnung nach Wohnfläche |
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| Betriebskostenabrechnung nach Personenzahl |
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| Betriebskostenabrechnung nach Verbrauch |
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Die Betriebskostenabrechnung muss nicht nur innerhalb der 12-monatigen Frist verschickt werden, sondern auch formal richtig sein. Zwar gibt es keine offizielle Vorlage, aber Sie sollten besonders auf Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit für den Mieter achten.
Diese Angaben muss die Betriebskostenabrechnung mindestens enthalten:
- Zusammenstellung der Gesamtkosten
- Angabe des gewählten Verteilerschlüssels und Erläuterung
- Berechnung des Nebenkostenanteils des Mieters
- Abzug der bereits geleisteten Vorauszahlungen
- Übersicht der anstehenden Nachzahlungen oder Rückzahlungen
Bei inhaltlichen Fehlern bleibt die Betriebskostenabrechnung mit den genannten Fristen gültig. Jedoch müssen Sie die Fehler so schnell wie möglich korrigieren. Eine Übersicht der typischen Fehler für die Betriebskostenabrechnung finden Sie hier.
Bei einem Mieterwechsel wird der Abrechnungszeitraum nicht unterbrochen. Notieren Sie beim Auszug des vorherigen Mieters alle Zählerstände, um zu wissen, ab welchem Zeitraum Sie mit dem neuen Mieter die Nebenkosten abrechnen.
Viele Vermieter sehen die jährliche Betriebskostenabrechnung als lästige Aufgabe. Jedoch ist nicht viel Aufwand nötig. Nutzen Sie einfach die kostenlose Vorlage von ImmoScout24, um Ihre Betriebskostenabrechnung künftig innerhalb weniger Minuten und ohne Fehler zu erstellen!
Hier finden Sie die Betriebskostenabrechnung und das dazugehörige Anschreiben als kostenloses PDF Muster.
Nebenkostenabrechnung
Es ist Zeit für Ihre Nebenkostenabrechnung?
In der Regel gilt ein Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum für die Betriebskosten durch den Vermieter. Nach Ende des Abrechnungszeitraums müssen Vermieter die Abrechnung nicht sofort erstellen. Als Vermieter können Sie die Betriebskosten bis zu zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums in Rechnung stellen. Das bedeutet: Für die Abrechnung 2020 haben Sie bis zum 31.12.2021 Zeit. Wenn Sie diese Frist verpassen, muss der Mieter keine Nebenkosten bezahlen!
Verwechseln Sie die Betriebskostenabrechnung nicht mit der Jahresabrechnung. Die Jahresabrechnung der Hauskosten wird von den Wohnungseigentümern beschlossen, gilt aber nicht als Grundlage für die Betriebskostenabrechnung. Nach der einjährigen Frist für die Betriebskostenabrechnung dürfen Sie nur dann Betriebskosten auf Basis der Jahresabrechnung nachfordern, wenn Sie nicht an deren Verspätung beteiligt waren und dies beweisen können.
Erhält der Mieter die Nebenkostenabrechnung für seine Wohnung später, muss er nicht nachzahlen. Hat der Mieter durch seine Nebenkostenvorauszahlungen zu viel bezahlt, erhält er das Geld auch bei einer verspäteten Abrechnung zurück. Wenn der Mieter vor der Erstellung der Nebenkostenabrechnung auszieht, darf der Vermieter einen Teil der Kaution zurückbehalten, bis die Abrechnung erstellt ist.
- ☑️Welche Kosten gehören in die Betriebskostenabrechnung?
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Zu den Betriebskosten, die auf die Miete aufgeschlagen werden, gehören die folgenden:
- Grundsteuer
- Kosten für Haftpflicht- oder Gebäudeversicherungen
- Heizkosten (zum Großteil verbrauchsabhängig)
- Kosten für die Wasserversorgung und -erwärmung
- Gebühren für Abwasser
- ☑️Welche Kosten gehören nicht in die Betriebskostenabrechnung?
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Da viele Mieter die Betriebskostenabrechnung prüfen lassen, sollten Sie als Vermieter genau wissen, welche Positionen Sie nicht abrechnen dürfen. Die folgenden Positionen dürfen Vermieter durch die Betriebskostenabrechnung nicht auf die Mieter umlegen:
- Instandhaltungs- und Reparaturkosten
- Grunderwerbsteuer
- Rechtsschutz- und Hausratversicherung
- Anschlussgebühren für Kabel oder Satellitenschüssel
- Einzahlungen in die gemeinschaftlichen Rücklagen für Instandhaltung und Sanierung bei Häusern mit mehreren Eigentumswohnungen
- ☑️Wie werden die Betriebskosten abgerechnet?
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Der Abrechnungsmaßstab der Betriebskosten wird in der Regel im Mietvertrag festgelegt. Wird er dort nicht erfasst, dürfen Nebenkosten nur nach dem Anteil der Wohnfläche berechnet werden. Grundsätzlich können Betriebskosten nach Wohneinheit, Wohnfläche, Personenzahl oder Verbrauch abgerechnet werden. Zum Teil ist der Umlageschlüssel für Nebenkosten gesetzlich festgelegt, so beispielsweise bei Heizkosten. Hierbei müssen 50 bis 70 Prozent der Kosten verbrauchsabhängig umgelegt werden.
- ☑️Wie werden Heizkosten in den Betriebskosten auf die Miete verteilt?
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Die Heizkosten werden klassischerweise in der Betriebskostenabrechnung auf Mieter umgelegt. Dabei ist für Vermieter wichtig zu wissen, wie sie Heizkosten als Betriebskosten abrechnen. Nach der Heizkostenverordnung sollen die Heizkosten zu 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig auf die einzelnen Wohnparteien umgelegt werden, den Rest dürfen Vermieter nach einem festen Maßstab, zum Beispiel der Personenanzahl oder der Wohnfläche, verteilen.
- Üblicherweise sind in Wohnungen Wärmezähler an den einzelnen Heizkörpern installiert, die einmal pro Jahr von einem Dienstleister abgelesen werden.
- Wohnungen oder Häuser mit Fußbodenheizung haben meist einen zentralen Zähler im Bad oder in der Abstellkammer.
- ☑️Wie lange haben Vermieter für die Betriebskostenabrechnung Zeit?
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In der Regel gilt ein Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum für die Betriebskosten durch den Vermieter. Nach Ende des Abrechnungszeitraums müssen Vermieter die Abrechnung nicht sofort erstellen. Als Vermieter können Sie die Betriebskosten bis zu zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums in Rechnung stellen.Das bedeutet: Für die Abrechnung 2018 haben Sie bis zum 31.12.2019 Zeit.
Was passiert, wenn der Mieter die Nebenkostenabrechnung später erhält, erfahren Sie hier.
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