Be­triebs­kos­ten­vor­aus­zah­lung

Neben der Kaltmiete für die reine Wohnfläche können Vermieter:innen weitere Kosten anteilig von ihren Mieter:innen einfordern – die sogenannten Betriebskosten. Welche Posten dazuzählen,, ist gesetzlich geregelt. Welche Kosten Sie auf Mieter:innen umlegen können, wie Sie die Betriebskosten richtig abrechnen und was bei der Betriebskostenvorauszahlung außerdem zu beachten ist, erfahren Sie hier. 

• Die Betriebskosten für Immobilien dürfen gemäß der gesetzlichen Vorschriften anteilig auf die Mieter:innen umgelegt werden. 

• Als Vermieter:in können Sie entweder eine Betriebskostenpauschale oder eine Betriebskostenvorauszahlung mit den Mieter:innen vereinbaren.

• Wird eine Betriebskostenvorauszahlung vereinbart, sind Sie als Vermieter:in zu einer jährlichen Abrechnung verpflichtet. 

Die Betriebskosten sind ein wesentlicher Bestandteil des Mietvertrages. Das Gesetz sieht zwar prinzipiell vor, dass für alle Aufwendungen in Bezug auf die Mietsache, der:die Vermieter:in zuständig ist. Allerdings kann er:sie einen Teil der „Nebenkosten“ auf den:die Mieter:in umlegen. 

Voraussetzung hierfür ist lediglich, dass dies wirksam im Mietvertrag vereinbart wurde. Allerdings sind die Betriebskosten in den letzten Jahren stark angestiegen, oftmals stärker als die jeweilige Nettokaltmiete, sodass Vorauszahlungen mitunter zu niedrig angesetzt sind.

Auch nach der alten Regelung in § 4 MHG konnten Sie als Vermieter:in mit Ihrem:Ihrer Mieter:in Vorauszahlungen für Betriebskosten im Sinne des § 27 der II. Berechnungsverordnung in angemessener Höhe vereinbaren.

Diese Vorschrift nimmt § 556 des Bürgerlichen Gesetzbuchs auf und gibt die Möglichkeit, zur gesonderten Abgeltung der Betriebskosten eine Pauschale oder eine Betriebskostenvorauszahlung zu vereinbaren. 

• Eine Vorauszahlung liegt vor, wenn Ihr:e Mieter:in die konkret angefallenen Kosten auf der Grundlage einer späteren Abrechnung tragen soll und auf die Abrechnung einen bestimmten Betrag im Voraus - regelmäßig monatlich - an Sie als Vermieterin zahlt.

• Um eine Pauschale handelt es sich dagegen, wenn im Mietvertrag für die Betriebskosten ein bestimmter Betrag ausgewiesen ist, den Ihr:e Mieter:in unabhängig vom tatsächlichen Verbrauch bzw. den tatsächlich angefallenen Kosten zu zahlen hat. 

Die Pauschale ist explizit keine Vorauszahlung. Es muss also von Seiten der Vermieter:innen nicht darüber abgerechnet werden. Allerdings kann bei exorbitant steigenden Nebenkosten eine Mehrbelastung für Sie entstehen. In diesem Fall dürfen Sie Anpassungen in Form einer Erhöhung vornehmen, bei denen Sie aber die üblichen Fristen einhalten müssen.

 Ergeben sich hingegen Vergünstigungen, muss die Pauschale ab dem Zeitpunkt der Vergünstigung auch herabgesetzt werden. Alles Weitere, auch die Möglichkeiten zur Erhöhung, wird im Mietvertrag geregelt.

Als Vermieter:in haben Sie die Verpflichtung, über die Betriebskostenvorauszahlung jährlich abzurechnen. Diese jährliche Abrechnung müssen Sie Ihrem:Ihrer Mieterin bis spätestens zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraumes mitteilen. Das ist mit Aufwand und, bei einer Beauftragung von Abrechnungsfirmen, mit zusätzlichen Kosten verbunden.

 Da diese Firmen allerdings nur als „Erfüllungsgehilfen“ agieren, haften Sie als Vermieter:in weiterhin für die form- wie fristgerechte Übersendung der Nebenkostenabrechnung. Versäumen Sie diese Frist, sind Nachforderungen ausgeschlossen – es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht verschuldet.

Grundsätzlich ist es so, dass die Höhe der Vorauszahlung so gewählt werden muss, dass sie als „angemessen“ gilt. Davon kann man ausgehen, wenn sie sich an den tatsächlich zu erwartenden Betriebskosten orientiert. Sie dürfen explizit an dieser Stelle nicht größer zulangen, um sich dadurch eine Art „Kredit“ zu verschaffen.

Organisationen wie der Deutsche Mieterbund bieten zwar einen Betriebskostenspielgel an. Dieser stellt jedoch nur die Durchschnittskosten dar und kann daher nicht zwangsläufig als Orientierungshilfe für die eigene Immobilie herangezogen werden, da die Unterschiede zwischen verschiedenen Objekten und Regionen teilweise drastisch sind. 

Gerade bei höheren Nachforderungen ist es im Anschluss notwendig, die Höhe der Vorauszahlung anzupassen. Der:die Mieter:in hat das Recht, den monatlichen Betrag entsprechend herabzusetzen. Allerdings müssen Vermieter:innen hierbei einige Sonderbedingungen einhalten.

Einen zu niedrig angesetzten Vorauszahlungsbetrag können Sie nur dann erhöhen, wenn bereits über die Betriebskosten abgerechnet wurde, und zwar form- sowie fristgerecht und nachvollziehbar für die Mieter:innen.