Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung: Frist für Ver­mie­ter

Als Vermieter sind Sie einmal im Jahr zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung verpflichtet. Hier erfahren Sie mehr zum Abrechnungszeitraum und zur Abrechnungsfrist.

Die Frist, innerhalb der die Abrechnung zu erstellen ist, ist in Paragraf 556 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) geregelt. Demnach muss die Betriebskostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ablauf der Abrechnungsperiode beim Mieter in schriftlicher Form eingehen. Eine weitere, für die Betriebskostenabrechnung maßgebliche Frist, betrifft die Dauer des Abrechnungszeitraums. Die sogenannte Abrechnungsfrist darf ebenfalls ein Jahr nicht überschreiten. Ist die Betriebskostenabrechnung fristgerecht beim Mieter eingegangen, werden die sich hieraus ergebenden Forderungen nach 30 Tagen fällig. Unabhängig davon, hat der Mieter für die Prüfung der Nebenkostenabrechnung eine Frist von 12 Monaten.

Laut Paragraf 556 Abs. 3 Satz 1 BGB darf der Zeitraum, für den die Betriebskostenabrechnung erstellt wird, zwölf Monate nicht überschreiten. In der Regel entspricht der Abrechnungszeitraum dem Kalenderjahr. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, der Betriebskostenabrechnung einen hiervon abweichenden Abrechnungszeitraum, beispielsweise vom 01.04. eines Jahres bis zum 31.03. des Folgejahres, zugrunde zu legen. Übersteigt der Abrechnungszeitraum die Grenze von zwölf Monaten, kann der Mieter die Begleichung einer etwaigen Forderung verweigern – und zwar so lange, bis der Vermieter eine korrekte Betriebskostenabrechnung erstellt hat. Unproblematisch ist hingegen ein kürzerer Abrechnungszeitraum. Zieht beispielsweise der Mieter erst im Laufe des Jahres ein, kann der Vermieter eine Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum vom Einzug bis zum Jahresende bzw. bis zum Ablauf der regulären Abrechnungsperiode erstellen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang jedoch, dass die Nebenkosten nur anteilig für den betreffenden Zeitraum abgerechnet werden dürfen.

Damit eine Betriebskostenabrechnung fristgerecht dem Mieter zukommt, muss der Vermieter diese binnen zwölf Monaten nach Ablauf des jeweiligen Abrechnungszeitraums erstellen. Endet der Abrechnungszeitraum beispielsweise am 30.11. eines Jahres, muss der Mieter die Betriebskostenabrechnung spätestens am 30.11. des Folgejahres erhalten. Wird die Betriebskostenabrechnung nicht innerhalb dieser Frist vorgelegt, ist die Abrechnung zumeist unwirksam. Aus der Abrechnung resultierende Forderungen können vom Vermieter nicht mehr geltend gemacht werden. Sollte die Abrechnung ein Guthaben des Mieters ausweisen, so hat dieser auch dann einen Anspruch auf Auszahlung, wenn die Betriebskostenabrechnung nicht fristgerecht eingegangen ist. Hat der Vermieter die Verspätung jedoch nicht zu vertreten und kann dies auch nachweisen, ist die Abrechnung auch noch nach Ablauf der Abrechnungsfrist wirksam.

Nur dann, wenn eine verspätete Nebenkostenabrechnung nicht Ihre Schuld ist, ist eine spätere Zusendung zulässig. Das gilt beispielsweise, wenn Sie Rechnungen noch nicht erhalten haben, allerdings müssen Sie als Vermieter nachweisen, dass die Fristüberschreitung außerhalb Ihrer Verantwortung liegt.

Mögliche Gründe für eine verspätete Nebenkostenabrechnung:

1. Versorger schickt verspätete Rechnung

2. Mieter ist unbekannt verzogen und Sie müssen erst die neue Anschrift finden 

3. Konflikte mit dem Mieter, die Sie erst klären müssen

4. Rechtsstreit um Nebenkosten oder um den Mietvertrag

Um die Jahresfrist nach § 556 BGB einzuhalten, muss Ihre Abrechnung vorerst nur formellen Bestimmungen entsprechen, um rechtlich wirksam zu sein. Darauf, ob sie auch inhaltlich richtig ist, kommt es zunächst nicht unbedingt an. Sollte beispielsweise ein Rechenfehler vorhanden sein, können Sie diesen auch noch nach Ablauf der Jahresfrist korrigieren. Dieser gilt nämlich als inhaltlicher Fehler, der nachträglich in einer erneuerten Betriebskostenabrechnung behoben werden kann. Kommt jedoch nach Korrektur ein höherer Nachzahlungsbetrag zu Ihren Gunsten zustande, dürfen Sie den höheren Betrag nicht vom Mieter einfordern (BGH, Urteil v. 17.11.2004 VIII ZR 115/04). Fällt die neue Abrechnung zugunsten des Mieters aus, sind Sie dazu verpflichtet, den fälligen Betrag zu begleichen.

Laut § 556 Abs. 3 BGB hat der Mieter nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung zwölf Monate Zeit, diese zu prüfen und gegebenenfalls Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch, wenn die Rechnung bereits durch den Mieter beglichen wurde. Als Vermieter können Sie also erst nach Ablauf dieser Frist ganz sicher sein, dass der Mieter die Abrechnung akzeptiert. Auch wenn der Mieter Einwände hat, sollte er die Rechnung innerhalb von 30 Tagen unter Vorbehalt bezahlen.

Sollte der Mieter berechtigte Zweifel an der Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung haben, darf er eine Belegeinsicht fordern (Link). Dann müssen Sie ihm innerhalb des Prüfungszeitraums die gewünschten Belege zur Verfügung stellen. Umso wichtiger ist es für Sie als Vermieter alle Belege, die für den Abrechnungszeitraum relevant sind, gut aufzuheben. Achten Sie darauf, in der Nebenkostenabrechnung keine Fehler zu machen – der kostenlose Nebenkostenrechner von ImmoScout24 (Link) hilft Ihnen dabei!

Seit dem 1.9.2001 geltenden Mietrecht haben sich viele Fristen geändert. Die wichtigsten, die Sie kennen müssen, sehen Sie hier auf einen Blick. 

• Betriebskosten/ Abrechnungsfrist: spätestens innerhalb 1 Jahres nach Ablauf des Abrechnungszeitraums 

• Fristlose Kündigung/ Zahlungsverzug: Verlängerung der Schonfrist auf 2 Monate ab Einreichung der Räumungsklage 

• Indexmiete/ Wohnraum: unbegrenzt möglich 

• Kündigungsfrist/ Mieter: 3 Monate unabhängig von der Laufzeit 

• Kündigungsfrist/ Vermieter: 3 Monate, ab einer Laufzeit von 5 Jahren: 6 Monate, ab einer Laufzeit von 8 Jahren: 9 Monate 

• Mieterhöhung nach § 558 BGB/ Klagefrist: spätestens innerhalb von 3 Monaten nach Ablauf der Überlegungsfrist 

• Mieterhöhung/ Sonderkündigungsrecht: bis zum Ablauf des 2. Monats nach Zugang der Erhöhung zum Ablauf des übernächsten Monats 

• Modernisierung/ Ankündigungsfrist: 3 Monate vor Beginn der Arbeiten 

• Modernisierungserhöhung/ Zahlungszeitpunkt: Erhöhungseintritt mit Beginn des 3. Monats ab Zugang des Erhöhungsschreibens 

• Staffelmiete: unbegrenzt möglich 

• Zeitmietvertrag/ Befristungsgrenze: mit Befristungsgrund unbegrenzt möglich