Nebenkostenabrechnung: Was Mieter wissen sollten

Bei vielen Mietwohnungen werden die Nebenkosten jeweils zum Ende eines Kalenderjahres abgerechnet. Dies ist jedoch keine bindende Vorschrift, denn der Vermieter oder die Hausverwaltung können auch andere Zeiträume festlegen, zum Beispiel dass die Abrechnung immer Ende Juni erfolgt.

Grundsätzlich betragen die Abrechnungsperioden jedoch maximal zwölf Monate. Basis für die Abrechnung sind die tatsächlichen Verbrauchswerte und Aufwendungen, die von der Hausverwaltung ermittelt werden. Bei Häusern mit mehreren Eigentumswohnungen übernimmt dies in aller Regel ein Hausverwaltungsunternehmen, während bei kleineren Mietshäusern häufig der Vermieter die Kosten in Eigenregie ermittelt.

Wichtig zu wissen: Sie erhalten für die Nebenkosten nur eine Endabrechnung, wenn im Mietvertrag zusätzlich zur Kaltmiete Vorauszahlungen vereinbart sind. Enthält der Mietvertrag hingegen eine monatliche Pauschalzahlung für die Nebenkosten, sind mit dieser Zahlung alle Aufwendungen abgegolten, und es gibt keine nachträglichen Abrechnungen.

Zunächst einmal regelt der Mietvertrag, welche Aufwendungsposten vom Mieter zu begleichen sind. Dabei sind dem Vermieter jedoch gesetzliche Grenzen gesetzt. So muss der Vermieter beispielsweise Einzahlungen in die Rücklagen der Eigentümergemeinschaft, Kosten für notwendige Reparaturen oder Instandhaltung sowie die Gebühren für die Hausverwaltung selbst übernehmen.

Der Vermieter ist verpflichtet, spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums die Nebenkosten-Endabrechnung zu erstellen. Hält er diese Frist nicht ein, darf er vom Mieter keine Nachzahlungen mehr verlangen. Umgekehrt verliert jedoch der Mieter seinen Anspruch auf Rückzahlungen nicht, wenn er die Abrechnung erst nach Ablauf der Zwölfmonatsfrist erhält.

Auf der anderen Seite müssen Mieter die Abrechnung innerhalb eines angemessenen Zeitraums prüfen, um Beanstandungen fristgerecht geltend machen zu können. Dieser beträgt üblicherweise zwei bis drei Wochen. Spätestens nach einem Jahr kann kein Widerspruch mehr eingelegt werden.

Ist ein offensichtlicher Fehler in der Abrechnung enthalten, sollten Sie diesen so schnell wie möglich Ihrem Vermieter mitteilen und eine entsprechende Korrektur verlangen. Oft lassen sich jedoch Fehler nicht schon aufgrund der Abrechnung nachweisen. In solchen Fällen haben Sie als Mieter das Recht, die dazugehörigen Belege wie die Ablesewerte bei der Heizung einzusehen und die Berechnung durch Dritte wie etwa einen Mieterverein nachprüfen zu lassen.

Die gleichen Spielregeln wie bei der Jahresabrechnung gelten im Grundsatz auch bei der Endabrechnung nach dem Auszug. Um insbesondere bei den Heizkosten, meist dem größten Ausgabenposten, eine faire Verteilung zu gewährleisten, sollte beim Auszug eine sogenannte Zwischenablesung veranlasst werden.

Wenn Sie sich auf die Suche nach einer neuen Mietwohnung begeben, sollten Sie sich vor Ihrer Entscheidung nach den ungefähren Nebenkosten erkundigen. Allerdings ist der Vermieter nicht verpflichtet, Ihnen eine Endabrechnung des Vormieters auszuhändigen. Diese wäre jedoch ohnehin nur bedingt aussagekräftig, denn gerade die Heizkosten sind in hohem Maße auch vom Heiz- und Lüftungsverhalten der jeweiligen Bewohner abhängig.