Firmenumzug planen & organisieren

Auf der einen Seite freuen Sie sich auf die neuen, attraktiven, vielleicht sogar größeren Räume. Auf der anderen Seite ist da die Furcht vor dem Umzug. Damit alles reibungslos verläuft, müssen zig Dinge beachtet werden. Mit einer guten Organisation behalten Sie jederzeit die Übersicht.

Falls Sie als Freiberufler oder mit einem kleinen Unternehmen umziehen, werden Sie Ihren Umzug anders organisieren als ein größeres Unternehmen. Doch auch als Mini-Unternehmen können Sie einen Umzug professionell planen. Dazu sollten Sie frühzeitig starten. Die Vertragslaufzeiten bei gewerblich genutzten Objekten gehen meist über mehrere Jahre. Daher sollten Sie zunächst den Mietvertrag prüfen und dementsprechend kündigen. Nicht vergessen: Die gesetzliche Kündigungsfrist für Geschäftsräume beträgt sechs Monate.

Natürlich müssen Mitarbeiter über die geplante Veränderung in Kenntnis gesetzt werden. Gerade bei einem Firmenumzug in eine andere Stadt kann das einen Wohnortswechsel bedeuten. Versenden Sie zum Beispiel ein Rundschreiben oder berufen Sie eine Mitarbeiterversammlung ein. Gut, wenn Mitarbeiter Wünsche äußern dürfen, das steigert die Motivation.

Ämter, Behörden, Verbände und Kammern sollten ebenfalls frühzeitig über den Umzug in Kenntnis gesetzt werden. Das betrifft zum Beispiel:

• das Finanzamt
• die IHK
• die Agentur für Arbeit
• das Gewerbeamt

Und nicht zuletzt sollte der genaue Umzugstag gut geplant sein, um einen Arbeitsausfall möglichst zu vermeiden. Hier bieten sich zum einen Wochenenden an, zum anderen die betrieblich eher ruhigen Tage des Monats, an denen beispielsweise keine Auslieferungen anstehen.

Für große Unternehmen ist es kaum möglich, einen Firmenumzug ohne professionelle Unterstützung durchzuführen. Der Zeit- und Organisationsaufwand ist für Laien nur schwer einzuschätzen. Zudem ist es von Vorteil, dass eine Umzugsfirma im Schadensfall haftet. Allerdings sollten Sie gerade bei teuren Geräten und Apparaten nicht auf eine zusätzliche Versicherung verzichten. Denn das Umzugsgut ist nur bis zu 620 Euro pro Kubikmeter versichert.

Holen Sie sich von mehreren Firmen Kostenvoranschläge ein und vergleichen Sie gründlich. Lassen Sie sich auch genau erklären, welche Leistungen im Angebot enthalten sind. Es kann sich durchaus lohnen, mehr für eine Spedition auszugeben, wenn zum Beispiel etwaige Überstunden bereits abgegolten sind.

Falls Sie mit einem kleinen Büro umziehen, mieten Sie einen Kleintransporter und heuern Sie Umzugshelfer an. Um alle Akten, das Büromaterial oder die Technik sicher zu verstauen, benötigen Sie Umzugskartons, die Sie bequem online ordern können. Etikettieren Sie Möbel und Kartons, damit alles schnell wieder seinen Platz findet.

Informieren Sie Ihre wichtigsten Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten frühzeitig über den Büroumzug, die neue Adresse und Telefonnummer. Damit in den ersten Wochen keine wichtige Briefpost verloren geht, ist ein Nachsendeantrag sinnvoll. Beauftragen Sie die Nachsendung mindestens 3-5 Werktage vor dem Nachsendetermin.

Ebenfalls können Sie bei der Post eine Adressänderung online mitteilen. Auf diese Weise erhalten dann Unternehmen und Institutionen Ihre neue Anschrift zur Adressaktualisierung, die nachweislich über Ihre alte Adresse verfügen.

Übrigens: Für die kommende Steuererklärung sollten alle Rechnungen und Belege des Firmenumzugs gesammelt werden.

Nehmen Sie sich den Grundriss der neuen Räume zur Hand und planen Sie vorab, welche Möbel und welche Kartons wo genau platziert werden. Beachten Sie dabei insbesondere, wo sich Steckdosen, Lichtschalter und Dachschrägen befinden. Das wird den Umzugshelfern die Arbeit erleichtern und erspart hinterher die Suche. 

Wenn Sie Mitarbeiter haben: Planen Sie auch, wo wer sitzen soll. Wenn möglich, binden Sie die Kollegen dazu mit ein. Das sorgt für gute Stimmung in den neuen Räumen.

Eine Checkliste zum Thema Firmenumzug hat ImmobilienScout24 für Sie zusammengestellt. Hier erfahren Sie, welche Aufgaben Sie acht Monate vor dem Umzug erwarten, was drei Monate vorher zu tun ist und welche Aufgaben am Umzugstag selbst anstehen. Selbst nach dem Umzug gilt es noch einiges abzuhaken. Aber lesen Sie selbst!