Die umlagefähigen Nebenkosten sind ein wichtiges Thema für Vermieter, denn in Ihrer zwölfmonatigen Nebenkostenabrechnung müssen Sie sorgfältig vorgehen. In diesem Artikel geht es darum, ob Sie auch Wartungs- und Reparaturkosten für Hauseinrichtungen als umlagefähige Nebenkosten behandeln können und wie Sie dabei vorgehen sollten.

• Die meisten Wartungs- und Reparaturkosten dürfen Sie auf den Mieter umlegen, sofern Sie diese im Mietvertrag laut §2 Nr. 17 der Betriebskostenverordnung eindeutig aufgelistet haben.

• Beachten Sie, dass Sie als Vermieter selbst für Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen zuständig sind.

• Betriebskosten sind nur dann umlagefähig, wenn sie fortlaufend entstehen und eine gewisse Regelmäßigkeit aufweisen.

• Sie müssen alle Dokumente für die Betriebskostenabrechnung aufbewahren und auf Verlangen des Mieters vorzeigen.

Als Vermieter dürfen Sie einen großen Teil der Kosten, die für die Bewirtschaftung einer Immobilie anfallen, auf den Mieter umlegen, sofern dies im Mietvertrag vereinbart ist. In der Betriebskostenverordnung finden Sie genaue Angaben dazu, welche Kosten sich umlegen lassen und welche Sie selbst übernehmen müssen. Am wichtigsten ist, dass Sie als Vermieter dafür zuständig sind, die Immobilie im vertraglich vereinbarten Zustand zu erhalten. Das bedeutet, dass Sie Kosten für die Instandhaltung und Instandsetzung des Objektes selbst übernehmen müssen. Auch Neuanschaffungen müssen Sie meist selbst bezahlen. Wartungskosten hingegen dürfen Sie in vielen Fällen an die Mieter umlegen.

Diese Wartungskosten können Sie auf den Mieter umlegen:

• Wartung des Aufzugs, inklusive Bedienung und Überwachung der Anlage

• Kosten für die Wartung der Blitzschutzanlage

• Wartung von Brandschutzanlagen wie Brandmelde- und Sprinkleranlagen 

• Kosten für die Dachrinnenheizung zur Vermeidung von Schäden durch herunterfallende Eiszapfen

• Wartung der Entwässerungspumpe und Kosten für die Wartung nicht-öffentlicher Anlagen, die der Entwässerung dienen

• Fernsehempfang: Wartung der Gemeinschaftsantenne oder der privaten Verteileranlage für das Breitbandkabelnetz

• Wartung der Feuerlöscher

• Dichtheitsprüfungen der Gasleitungen

• Überwachung, Reinigung und Prüfung der Heizungsanlage

• Wartung der Lüftungsanlage

• Wartung von Müllschluckern, Müllabsauganlagen und Müllmengenerfassungsanlagen (nicht die Reinigung von Mülleimern)

• Wartung eines Notstromaggregats für die Außenbeleuchtung und die Beleuchtung gemeinschaftlich genutzter Gebäudeteile

• Regelmäßige Reinigungen des Öltanks

• Wartung von Rauchabzugsanlagen und Rauchmeldern

• Wartung von Schwimmbad und Sauna, sofern diese allen Mietern zugänglich sind

• Wartung von Videoüberwachungsanlagen (wichtig: diese müssen DSGVO-konform sein)

• Reinigung und Einstellung von Warmwassergeräten und verbundenen Anlagen

• Überwachung, Reinigung und Prüfung gemeinschaftlicher Waschmaschinen und Trockner

• Wartung von Wassermengenreglern

Wichtig: Um sich rechtlich abzusichern, müssen Sie die zutreffenden Wartungskosten gemäß §2 Nr. 17 der Betriebskostenverordnung detailliert als „sonstige Betriebskosten“ im Mietvertrag aufführen. Generell gilt, dass Wartungskosten, die nicht erforderlich sind, nicht umgelegt werden dürfen.

Tipp: Mehr über die sonstigen umlagefähigen Nebenkosten nach §2 Nr. 17 der Betriebskostenverordnung erfahren Sie hier.

Um die Wartungs- und Reparaturkosten von Hauseinrichtungen korrekt abzurechnen, sollten Sie die Wartungsverträge als Grundlage nehmen. Jedoch gehen diese meist über Kontrolle, Pflege und Wartung hinaus. Bei einem Vollwartungsvertrag ist es daher nötig, die Kostenpositionen nach umlagefähige und nicht umlagefähigen Kosten zu trennen. In der Praxis heißt das für Sie als Vermieter, dass Handwerker in ihrer Rechnung die einzelnen Positionen genau aufschlüsseln sollten. Bitten Sie sie auch darum, zu jeder Position den Arbeits- und Materialaufwand anzugeben, um eine genaue Berechnung der umlagefähigen Kosten zu ermöglichen. Alternativ ist eine Schätzung möglich.

Beachten Sie, dass Sie als Vermieter stets beweispflichtig sind. Sollten Mieter einen berechtigten Zweifel an der Nebenkostenabrechnung haben, können sie von ihrem Recht auf Belegeinsicht Gebrauch machen. In diesem Fall müssen Sie in der Lage sein, alle Dokumente, die der Nebenkostenabrechnung zugrunde liegen, vorzuzeigen.

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