Zu Ihren wichtigsten Pflichten als Vermieter gehört es, alle zwölf Monate eine Nebenkostenabrechnung an die Mieter zu schicken. In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über die Fristen rund um die Nebenkosten.

• Als Vermieter müssen Sie die Nebenkostenabrechnung alle zwölf Monate zu einem von Ihnen gewählten Zeitpunkt wählen.

• Eine Verspätung ist nur dann akzeptabel, wenn Sie nicht daran schuld sind und dies nachweisen können.

• Nach Zugang der Nebenkostenabrechnung hat der Mieter eine Widerspruchsfrist von zwölf Monaten.

• Wenn der Mieter keine Einwände hat, gilt eine Frist von 30 Tagen für Nachzahlungen und Rückzahlungen.

Vorausgesetzt, dass der Mieter regelmäßig eine Nebenkostenvorauszahlung leistet, was normalerweise in Form der Warmmiete geschieht, müssen Sie als Vermieter einmal im Jahr eine Abrechnung schicken. Dabei gilt eine Frist von zwölf Monaten. In dieser Abrechnung listen Sie die Gesamtkosten auf und geben an, welche Kosten auf den jeweiligen Mieter entfallen. Daraus ergeben sich Rückzahlungen oder Nachzahlungen. Sie benötigen Hilfe bei der Nebenkostenabrechnung? Dann nutzen Sie den kostenlosen Nebenkostenrechner von ImmoScout24!

§556 des BGB gibt an, dass Sie die Nebenkostenabrechnung ausnahmslos alle zwölf Monate schicken müssen. Dafür dürfen Sie selbst den Zeitpunkt wählen, an den Sie sich dann in allen folgenden Jahren des Mietverhältnisses halten müssen. Viele Vermieter wählen den 31. Dezember als Frist, aber Sie dürfen sich auch für andere Daten entscheiden.

Wichtig: Wenn Sie die Nebenkostenabrechnung nicht rechtzeitig schicken, können Sie keine Nachzahlungen vom Mieter einfordern. Der Mieter hat dennoch ein Recht auf eventuelle Rückzahlungen.

Sollte die Verspätung der Nebenkostenabrechnung nicht Ihre Schuld sein, ist eine verspätete Zusendung erlaubt. Jedoch liegt die Beweispflicht darüber, dass die Fristüberschreitung nicht Ihr Verschulden ist, bei Ihnen. Nur, wenn Sie diese Bedingungen erfüllen, ist die Nebenkostenabrechnung trotzdem wirksam.

Gründe für die Verspätung können zum Beispiel sein:

• Der Versorger hat die Rechnung verspätet zugeschickt.

• Der Mieter ist unbekannt verzogen ist und Sie müssen seine neue Anschrift herausfinden.

• Es liegen Konflikte mit dem Mieter vor.

• Manchmal gibt es auch einen Rechtsstreit um die Nebenkosten oder um den Mietvertrag, den Sie erst klären müssen, bevor Sie Nebenkosten abrechnen können.

Nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung hat der Mieter zwölf Monate Zeit, um die Abrechnung zu prüfen und bei Bedarf einen Widerspruch einzulegen. Sollte der Mieter keine Einwände haben, muss er die eventuell anfallenden Nachzahlungen innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung leisten. Diese Frist gilt auch für Sie als Vermieter, falls Sie Rückzahlungen leisten müssen. In manchen Fällen können Sie jedoch erst nach der Prüfung der Nebenkosten sicher sein, dass der Mieter die Abrechnung akzeptiert, was maximal zwölf Monate lang dauern kann.

Der Mieter darf bei berechtigten Zweifeln an der Nebenkostenabrechnung eine Belegeinsicht fordern. Sie als Vermieter müssen ihm dann die gewünschten Belege zur Verfügung stellen und gegebenenfalls Korrekturen an der Nebenkostenabrechnung vorzunehmen. Erst wenn der Mieter schriftlich zustimmt, dass die Abrechnung nun korrekt ist, gilt wieder für beide Parteien eine Zahlungsfrist von 30 Tagen.

Tipp: Gehen Sie als Vermieter äußerst sorgsam mit allen Abrechnungen der Nebenkosten vor und sammeln Sie diese an einem sicheren Ort. Weitere Hinweise dazu, welche Kosten Sie auf Mieter umlegen dürfen, erhalten Sie hier.