Ne­ben­kos­ten nach Personenanzahl & Wohn­flä­che

Als Vermieter:in können Sie einen beträchtlichen Anteil der Nebenkosten, die Ihnen durch Betrieb und Bewirtschaftung von Mietwohnungen bestehen, auf die Mieter:innen umlegen. Dabei müssen Sie einen Verteilerschlüssel für die Nebenkostenabrechnung oder Betriebskostenabrechnung anwenden, der darüber entscheidet, wer wie viel „zweite Miete“ bezahlt. Hier erfahren Sie mehr Details über zwei Varianten des Schlüssels:, Nebenkosten pro Mieter:in und Nebenkostenabrechnung nach den Quadratmetern der Wohnfläche.

• Der Verteilerschlüssel oder Umlageschlüssel bestimmt, wie die umlagefähigen Nebenkosten bzw. Betriebskosten für Wasser, Heizkosten, Müll und Co. auf die Mieter:innen umgelegt werden.
• In den meisten Fällen können Sie als Vermieter:in die Abrechnung der Nebenkosten nach Verbrauch, nach Wohnfläche, pro einzelne Person oder nach Wohneinheit durchführen.
• Die NK-Abrechnung nach Personenanzahl berechnet ziemlich genaue Werte, (vorausgesetzt, die Verbrauchsmuster der einzelnen Mieter:innen sind ähnlich). Sie, müssen aber mit Konflikten unter den Mieter:innenn rechnen.
• Bei der Nebenkostenabrechnung nach Quadratmetern Wohnfläche, die rechtlich als Standard festgelegt ist, handelt es sich um eine faire und unkomplizierte Berechnung.

Für Sie als Vermieter:in gilt, schon im Vorfeld zu entscheiden, mit welchem Verteilerschlüssel abgerechnet werden soll. Dies müssen Sie Ihren Mieter:innen rechtzeitig mitteilen. Am besten nehmen Sie den Schlüssel mit seinen Details in den Mietvertrag auf. Beachten Sie, dass bei einigen Betriebskosten Sonderregelungen gelten. Zum Beispiel ist die Regel, die Heizkosten zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch zu bestimmen. Mehr über die Nebenkosten erfahren Sie hier.

Der Umlageschlüssel ermöglicht es Ihnen, alle umlagefähigen Betriebskosten an die Mieter:innen weiterzugeben. Normalerweise zahlen diese Ihnen eine Pauschale, die in der monatlichen Miete enthalten ist und gemeinsam mit den reinen Mietkosten die sogenannte Warmmiete ausmacht. Sie können aber auch nach Verbrauch gehen, wobei es wichtig ist, dass Sie die Höhe etwa durch den Zählerstand genau nachweisen können.

Es gibt vier Varianten für die Gestaltung des Verteilerschlüssels für Nebenkosten: 

1. nach Verbrauch
2. pro Person
3. nach Wohneinheit
4. nach Quadratmeter

Bei der Abrechnung nach Anzahl der Personen ist es möglich, die Höhe der  Betriebskosten nah am tatsächlichen Verbrauch zu orientieren. Jedoch müssen Sie wissen, wie viele Mieter:innen in jeder Wohnung leben. Außerdem wird vorausgesetzt, dass jede in der Wohnung lebende Person einen durchschnittlich gleich hohen Wasser verbrauch und Verbauch von Heizkostent hat sowie, ähnlich viel Müll produziert. Einfacher ist es, die Nebenkosten nach Wohneinheit zu berechnen, jedoch besteht hier die Gefahr, dass Mieter:innen benachteiligt werden. Bei der Abrechnung nach Wohneinheit sind die Kosten für jede Mietpartei gleich hoch und ein:e einzelne:r Mieter:in muss genauso viel zahlen wie eine mehrköpfige Familie.

Den Umlageschlüssel nach Personenzahl dürfen Sie als Vermieter:in auf die kalten Nebenkosten anwenden. Prüfen Sie dafür zunächst, wie viele Personen in jeder Wohnung leben. Wenn Sie zum Beispiel in drei Wohnungen eines Gebäudes insgesamt zehn Mieter:innen haben, erhält jede:r Mieter:in eine Abrechnung über genau zehn Prozent der Nebenkosten.

So kennen Sie die Nebenkosten für eine Person pro Monat und können zukünftig den Verbrauch der einzelnen Wohnungen abhängig von der Personenzahl besser schätzen. Multiplizieren Sie dafür einfach die Nebenkosten für 1 Person mit der Personenzahl pro Wohnung.

Diese Variante hat den Nachteil, dass sie nicht immer realistisch ist. Denn jede:r Mieter:in hat unterschiedliche Nutzungsmuster, was Heizkosten, Wasserkosten, Müll und andere Aktivitäten angeht, die sich in unterschiedlich hohen Nebenkosten widerspiegeln. Manchmal ändern sich die durchschnittlichen Kosten von diesem Jahr im Vergleich zum letzten Jahr enorm. Nur dann, wenn jede Wohnung mit nur einem:einer einzelnen Mieter:in belegt ist, erhalten Sie als Vermieter:in ein genaues Bild.

In der Praxis führt diese Variante oft zu Konflikten. Denn wenn eine alleinstehende Person in einer großen Wohnung wohnt, aber deutlicher weniger Nebenkosten für Wasser und Co. zahlt als die vier köpfige Familie in der kleineren Wohnung nebenan, entstehen soziale Reibereien. Zudem stehen Sie als Vermieter:in vor dem Problem, wie Sie bei der Abrechnung von leerstehenden Wohnungen umgehen.

Wenn Sie die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche errechnen, nutzen Sie als Vermieter:in den vom Gesetz vorgesehen Verteilerschlüssel, mit dem unkompliziert alle kalten Nebenkosten abgerechnet werden können. Gehen Sie für die Abrechnung nach Quadratmetern wie folgt vor:

• Ermitteln Sie die Gesamt-Wohnfläche aller Mietwohnungen in einem Gebäude, auf die Sie die Nebenkosten verteilen möchten.
• Diese Zahl entspricht 100 Prozent der Nebenkosten.
• Ermitteln Sie die Größe der jeweiligen Wohnungen und legen Sie die Kosten im entsprechenden Verhältnis auf die Einheiten um.

Diese Berechnung hat den Vorteil, dass der Verbrauch pro Wohnung für eine Person ohne Berücksichtigung von Kindern oder anderen Faktoren abgerechnet wird. Daher handelt es sich um eine faire Variante, mit der die Umlage pro Quadratmeter einfach abgerechnet wird – sei es für eine Wohnung mit 100 Quadratmetern oder 60 Quadratmetern.

Beispiel: Wenn die Gesamtwohnfläche aller Wohnungen 240 Quadratmeter beträgt und es sich um vier Wohnungen handelt, verteilen sich die Betriebskosten (100 Prozent) auf 240 Quadratmeter. Die Betriebskosten für eine 120 Quadratmeter große Wohnung betragen demnach 50 Prozent der Gesamtbetriebskosten. Die Betriebskosten für eine 60 Quadratmeter große Wohnung belaufen sich auf 25 Prozent der Gesamtbetriebskosten.

Zur Übersicht sehen Sie hier den Durchschnitt der Betriebskosten nach qm in verschiedenen Wohnungsgrößen:

Diese Abrechnung bietet den Vorteil, dass sie einfach und schnell berechnet ist. Jedoch kann es auch hier dazu kommen, dass sich Mieter:innen ungerecht behandelt fühlen, weil zum Beispiel weniger Personen in einer großen Wohnung höhere Betriebskosten haben als mehr Personen in einer kleinen Wohnung, auf die weniger umgelegt wird und die gewissermaßen dadurch „sparen“.

Darüber hinaus gilt unabhängig vom Schlüssel, dass manche Betriebskosten immer gleich umgelegt werden müssen, nämlich verbrauchs- und verursachungsabhängige Betriebskosten. Bei den Heiz- und Wasserkosten gilt, dass mindestens 50 Prozent abhängig vom jeweiligen Verbrauch pro Wohnung abgerechnet werden müssen. Auch dies sollten Sie als Vermieter:in genau prüfen.

Würden alle Betriebskosten nach dem Verteilerschlüssel „Wohneinheit“ umgelegt werden, müsste jede Mietpartei, ganz gleich wie groß die Wohnung ist oder wie viele Personen in ihr leben, den gleichen Anteil an Nebenkosten wie Heizung und Wasser zahlen. Diese Art der Umlagenabrechnung für Mietwohnungen ist besonders einfach, da alle Nebenkosten nur durch die Anzahl der Wohneinheiten geteilt werden müssen. Sie ist jedoch ungerecht, denn der Mieter einer Einzimmerwohnung hätte eine genauso hohe Heizkostenrechnung wie die fünfköpfige Familie in der Vierzimmerwohnung nebenan. Daher kommt der Schlüssel „Wohneinheit“ nur bei Betriebskosten zum Einsatz, die verbrauchsunabhängig sind: Zum Beispiel bei den Gebühren für den Kabel-TV-Anschluss oder für die Treppenhausreinigung. Diese lassen sich problemlos auf alle Wohnungen gleich verteilen.

Mit der Bezugsgröße „Personenzahl“ lassen sich Betriebskosten wie Abwasser, Müll, Aufzug oder Hausbeleuchtung genauer erfassen. Denn je mehr Personen in der Wohnung leben, umso größer ist der Verbrauch und die Nutzung – zumindest in der Theorie. Grundsätzlich können Sie als Vermieter zwar davon ausgehen, dass der einzelne Mieter weniger Wasser verbraucht als die Familie mit Kindern. Nimmt jedoch der einzelne Mieter mehrmals wöchentlich ein Schaumbad, während die Familie häufig die Duschen des Sportvereins nutzt, ist auch die Nebenkostenabrechnung für Wasser nach dem Umlageschlüssel „Personenzahl“ nicht gerecht. Ähnliches gilt für die Müllproduktion und die Nutzung des Lichts in Gemeinschaftsräumen.

Bei den sogenannten verbrauchsabhängigen Betriebskostenarten wie Wasser und Heizung hat sich die Berechnung nach dem tatsächlichen Verbrauch bewährt – und deshalb auch vielerorts durchgesetzt. Sie schließt Ungerechtigkeiten aus und ist für alle Beteiligten nachvollziehbar. Die Voraussetzung für die korrekte Betriebskostenabrechnung mit diesem Verteilerschlüssel ist, dass in jeder Wohnung entsprechende Messgeräte installiert sind.

Bei Heizkosten sind Vermieter verpflichtet, 50 bis 70 Prozent der Kosten verbrauchsabhängig abzurechnen. Der restliche Anteil wird nach Wohnfläche berechnet.

Sofern der Verbrauch an Heizungsenergie und Wasser für jede Wohnung durch Messgeräte erfasst wird, zahlt der Mieter auch nur den Anteil an diesen Betriebskosten, der auf seine Wohnung entfällt. Sind die Zähler für Heizung und Wasser in den Wohnungen angebracht, darf der Vermieter auch gar nicht anders verfahren, er muss den tatsächlichen Verbrauch pro Wohnung abrechnen. Schwierig anzuwenden ist der verbrauchsabhängige Verteilerschlüssel für die Nebenkostenabrechnung bei Positionen wie Fahrstuhl oder Licht in Gemeinschaftsbereichen.

Vermieter haben die Möglichkeit, Ausgaben rund um die Vermietung von der Steuer abzusetzen. Zwar müssen Sie für die nicht umlegbaren Kosten selbst aufkommen, aber die Absetzung hat den Vorteil, dass Sie weniger Steuer zahlen und so effektiv Geld sparen können. Neben den Anschaffungskosten haben Vermieter Ausgaben für Instandhaltung und Modernisierung, die sich von der Steuer absetzen lassen. Mehr über die Möglichkeit der Steueranrechnung von Anschaffungskosten lesen Sie hier.

Darüber hinaus gilt, dass Renovierungskosten, die ohne Umsatzsteuer mehr als 15 Prozent des Gebäudewertes darstellen, zu den Anschaffungskosten zählen. Diese können Sie über die nächsten 40 bis 50 Jahre abschreiben. Zum Teil zählen auch Schönheitsreparaturen und Anstriche zu diesen Kosten. Alle Renovierungskosten, die in den drei Jahren nach dem Immobilienkauf anfallen, gehören ebenfalls zum Kaufpreis und müssen über die nächsten Jahrzehnte abgeschrieben werden.

Die gute Nachricht für Vermieter lautet, dass Sie nach drei Jahren anfallende Renovierungskosten über zwei bis fünf Jahre verteilt absetzen dürfen. Dabei handelt es sich um „Investitionen, die den Standard erhalten“. Ausgaben, die den Standard oder die Nutzfläche der Immobilie erhöhen, können Sie sogar sofort von der Steuer absetzen, solange es sich um Summen unter 4.000 Euro handelt. Ein Beispiel dafür wäre der Einbau einer Fußbodenheizung.

Damit Sie Ihre Renovierungskosten für die Mietimmobilie korrekt von der Steuer absetzen können, ist es wichtig, die Steuererklärung sorgfältig auszufüllen. Häufig empfiehlt sich ein erfahrener Steuerberater, der Ihnen viel Zeit und Arbeit abnimmt. Wenn Sie sich selbst an der Absetzung versuchen möchten, sollten Sie bei Elster die folgenden Formulare beachten:

Anlage V: Diese Anlage enthält Angaben zu Mieteinnahmen, Umlagen, Zuschüssen, Gebäudeabschreibung, Darlehenszinsen sowie Betriebs- und Verwaltungskosten.

Gebäudeabschreibung (AfA): Zusätzlich sollten Sie dieses Formular nutzen, in dem Sie die Abschreibung von den Mieteinnahmen abziehen. Je höher die Abschreibung ist, desto mehr Steuern können Sie sparen.

Werbungskosten: Renovierungskosten nach dem dritten Jahr, laufende Kosten, Darlehenszinsen und Ausgaben rund um die Gebäudeabschreibung zählen zu den Werbungskosten, die Sie als Vermieter haben. 

Als Vermieter:in müssen Sie regelmäßig eine Betriebskostenabrechnung nach Wohnfläche oder einem anderen Verteilerschlüssel an alle Mieter:innen schicken. Dafür gilt in den meisten Fällen ein Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten. Anstatt sich jedoch mit allen Rechnungen per Hand auseinanderzusetzen und die Verteilerschlüssel für die NK-Abrechnung nach qm oder für Lagerfläche zu berücksichtigen, können Sie die Nebenkostenabrechnung ganz einfach online bei ImmoScout24 erledigen – und das völlig kostenlos!

In unserem Formular erhalten Sie zunächst eine Übersicht über alle umlegbaren Kosten. Dann müssen Sie die Summen der Nebenkosten sowie Größe und Anzahl der Wohnungen und den gewählten Verteilerschlüssel angeben. Unsere Vorlage erfüllt alle gesetzlichen Richtlinien. Schon in kurzer Zeit erhalten Sie eine offizielle Nebenkostenabrechnung, die Sie kostenlos herunterladen und direkt an die Mieter:innen senden können. So wissen Sie auch zukünftig, mit welchen Nebenkosten für eine:n Mieter:in im Monat Sie rechnen können.

In unserem Formular erhalten Sie zunächst einmal eine Übersicht über alle umlegbaren Kosten. Dann müssen Sie die Summen der Nebenkosten eintragen und mit wenigen Klicks die relevanten Daten zur Größe und Anzahl der Wohnungen sowie zum gewählten Verteilerschlüssel angeben. Unsere Vorlage erfüllt alle gesetzlichen Richtlinien. Schon in kurzer Zeit erhalten Sie eine offizielle Nebenkostenabrechnung, die Sie kostenlos herunterladen und direkt an den Mieter senden können. So wissen Sie auch zukünftig, mit welchen Nebenkosten für eine Person im Monat Sie rechnen können.

Grundsätzlich gilt, dass der Nachmieter ein Recht auf eine renovierte Wohnung hat. Jedoch muss der Vermieter die Mietwohnung nicht immer vor dem Einzug renovieren. Die folgenden Szenarien sind denkbar:

Der Vormieter trifft eine Vereinbarung mit dem Nachmieter, die beinhaltet, dass der Nachmieter die Wohnung renoviert und im Gegenzug Möbel oder Einrichtungsgegenstände kostenlos übernehmen darf.

Der Nachmieter verzichtet schriftlich auf sein Recht, eine renovierte Wohnung zu erhalten.

Der Vermieter zahlt dem neuen Mieter bei Einzug einen Betrag zur Renovierung oder stimmt einer Mietminderung zu. 

Normalerweise ist der Vormieter in der Pflicht, bei seinem Auszug Schönheitsreparaturen vorzunehmen. Wenn keine andere Regelung besteht und der Nachmieter seine Pflicht vernachlässigt, ist der Vermieter verpflichtet die Wohnung trotzdem im vertraglich vereinbarten Zustand an den neuen Mieter zu übergeben. Das kann heißen, dass Sie als Vermieter selbst Hand anlegen oder auf eigene Kosten Handwerker beauftragen müssen.

Sollten Sie dem neuen Mieter eine unrenovierte Wohnung übergeben, obwohl im Mietvertrag ein renovierter Zustand vereinbart ist, kann das unter anderem zur Folge haben, dass der Mieter eine Mietminderung durchsetzt. Zudem hat er das Recht, die Klausel zu Schönheitsreparaturen im Mietvertrag mit sofortiger Wirkung zu streichen. Somit müssen Sie als Vermieter alle künftig anfallenden Kleinreparaturen selbst bezahlen.

Jedoch können Sie diesem für Sie unattraktiven Szenario aus dem Weg gehen, indem Sie den neuen Mieter rechtzeitig über die Situation aufklären und eine Lösung vorschlagen. Zum Beispiel kann diese darin bestehen, dass der neue Mieter selbst renoviert, dafür aber im ersten Monat weniger Miete zahlen muss. Bemühen Sie sich daher von Anfang an um ein gutes Verhältnis mit dem Mieter.

Auch bei geltender Kleinreparaturklausel (Link) muss der Mieter nur einen gewissen Teil an Kosten für Reparaturen und Renovierungen übernehmen. Die gesetzliche Obergrenze variiert je nach Region. Sie bewegt sich aber etwa im Rahmen von 150-200 Euro pro Reparatur. Alternativ lässt sich im Mietvertrag festlegen, dass die Summe der Kleinreparaturen pro Jahr nicht mehr als 8 Prozent der Jahresmiete betragen darf.

Abgesehen von diesen kleinen Schönheitsreparaturen wie dem Ausbessern von Kratzern, Dellen, dem Austausch von Armaturen oder einem neuen Anstrich, gibt es weitere anstehende Renovierungen in einer Wohnung. Obwohl nicht genau festgelegt ist, wie oft der Vermieter renovieren sollte, steht fest, dass er die Wohnung im vertragsgemäßen Zustand erhalten muss.

Der Mieter meldet vorhandene Mängel beim Vermieter und dieser muss dafür Sorge tragen, dass diese behoben werden (Link). Dazu gehören alle Maßnahmen rund um Instandhaltung und Instandsetzung der Mietwohnung.

Dabei geht es eigentlich nicht um eine Reparatur, sondern um den Erhalt der dekorativen Gestaltung einer Mietwohnung. Gemeint sind damit das Anstreichen, Kalken oder Tapezieren von Wänden und Decken sowie das Streichen der Heizkörper und der Innenseiten der Fenster wie auch Wohnungstüren. Auch die Vorarbeiten für diese Schönheitsreparaturen, wie das Entfernen von Dübeln, alten Farbresten sowie Tapeten, gehören dazu. Nicht als Schönheitsreparaturen gelten dagegen das Abschleifen und Versiegeln eines Parketts oder der Außenanstrich von Fenster und Türen.

Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch ist der Vermieter verpflichtet, die vermieteten Räume im vertragsgemäßen Zustand bereitzustellen. Da die Schönheitsreparaturen dazu dienen, die Mietsache instand zu erhalten, ist der Vermieter für deren Durchführung zuständig. Gängige Praxis (und vom Bundesgerichtshof als Verkehrssitte angesehen) ist es allerdings, dass die Verpflichtung im Mietvertrag vom Vermieter auf den Mieter übertragen wird. Die meisten Formularverträge enthalten Regelungen über die Schönheitsreparaturen, die beim Einzug in die Wohnung, während der Mietvertragslaufzeit oder beim Auszug vom Mieter zu leisten sind.

Lange war es üblich, im Mietvertrag über einen so genannten Fristenplan den Zeitpunkt für Schönheitsreparaturen festzulegen. Die entsprechende Klausel lautete: „Die Schönheitsreparaturen sind spätestens auszuführen in Küchen, Bädern und Duschen alle drei Jahre, in Wohn- und Schlafräumen, Fluren, Dielen und Toiletten alle fünf Jahre sowie in Nebenräumen alle sieben Jahre“. In einer Reihe von Urteilen hat der Bundesgerichtshof jedoch starre Fristenpläne verworfen, da diese den Mieter benachteiligen. Sie verlangen die Schönheitsreparatur ohne Rücksicht auf den tatsächlichen Zustand der Räume,  obwohl diese innerhalb der Frist nicht erforderlich sein könnten. Dabei hatte das Bundesjustizministerium 1976 in Abstimmung mit dem Bundesgerichtshof die Renovierungsarbeiten alle drei, fünf und sieben Jahre für die oben genannten Räume extra in einen Mustermietvertrag entwickelt. Nach aktueller Rechtsprechung werden Formulierungen wie „spätestens…“,  „mindestens…“, „innerhalb…“, „übliche Fristen sind...“ als starrer Fristenplan angesehen und sind daher ungültige Klauseln. Gültig sind dagegen meist Vorgaben, die relativierende Wörter wie „etwa“ oder „in der Regel“ enthalten. Der Bundesgerichtshof (BGH) hält auch folgende Klausel für wirksam (Az. VIII ZR 230/03): „Der Mieter hat die Schönheitsreparaturen in regelmäßigen Abständen auszuführen. Die Fristen für die Ausführung von Schönheitsreparaturen betragen im Allgemeinen für Küchen, Bäder und Duschen drei Jahre, für Wohn- und Schlafräume, Flure, Dielen und Toiletten fünf Jahre und für sonstige Nebenräume sieben Jahre.“

Obwohl der BGH die starre Fristenregelung ablehnt, spielt diese bei der Beweispflicht über die Notwendigkeit von Schönheitsreparaturen vor Gericht eine wichtige Rolle (Az. VIII ZR 317/97). Sind die üblichen Renovierungsfristen abgelaufen, spricht eine Vermutung dafür, dass die Wohnräume renovierungsbedürftig sind. Dann muss der Mieter beweisen, dass die Wohnung tatsächlich keiner Renovierung bedarf. Verlangt der Vermieter die Renovierung vor Ablauf der Fristen, trifft ihn die Pflicht, die Renovierungsbedürftigkeit nachzuweisen.