Heizkostenabrechnung: 10 typische Fehler vermeiden
Damit auf der Heizkostenabrechnung nichts fehlt
Die Heizkostenabrechnung ist eine aufwendige, aber notwendige Pflicht. Wie sie aufgestellt und Sparpotenziale entdeckt werden, lesen Sie in diesem Überblick. Erfahren Sie außerdem, welche Fehler Sie bei der Heizkostenabrechnung vermeiden können.
In jede Heizkostenabrechnung gehört die Auflistung aller Heizkosten des Hauses. Die Heizkostenabrechnung wird einmal im Jahr aufgestellt, und alle einzelnen Posten werden nach Menge, Preis und Datum aufgeschlüsselt. Folgende Kostenpunkte gehören in die Heizkostenabrechnung:
- Lieferungen des jeweiligen Energieträgers, also Strom, Gas, Fernwärme oder Öl
- Nebenkosten für die Wartung, Reinigung und Steuerung der Heizungsanlage.
- Kosten für Schornsteinfeger und Betriebsstrom
- Kosten für die Erstellung der Heizkostenabrechnung
- In manchen Fällen Miete von Messgeräten wie Warmwasserzähler und Heizkostenverteiler
- Kosten für die Wassererwärmung
Die Wasserversorgung und die Entsorgung des Abwassers gehören hingegen in die separate Betriebskostenabrechnung. Auch Reparaturkosten für Heizungsanlagen dürfen nicht in die Heizkostenabrechnung eingerechnet werden.
- Formelle Anforderungen
Beide Vertragspartner (Vermieter/Verwalter und Mieter) müssen mit Namen in der Heizkostenabrechnung genannt werden. Geben Sie den genauen Abrechnungszeitraum und den Namen der Abrechnungsfirma an. - Angabe der Grunddaten
Achten Sie auf die Korrektheit der angegeben Daten auf der Heizkostenabrechnung. Aus den Grunddaten geht unter anderem die Größe der beheizten und beheizbaren Wohnfläche der einzelnen Nutzeinheiten hervor. Zudem gibt das technische Grunddatenblatt darüber Auskunft, welche Verbrauchserfassungsgeräte welchem Nutzer zugeordnet sind. - Zuordnung der Verbrauchserfassungsgeräte
Denken Sie auch an die außerhalb der Nutzeinheit befindlichen Messgeräte. Hier kommt es bisweilen zur Verwechslungsgefahr hinsichtlich der Nutzerzuordnung. - Energieverbrauch
Der Energieverbrauch muss nebst den dafür verauslagten Kosten auf der Heizkostenabrechnung angegeben werden. Beachten Sie auch, dass bei den Verbrauchserfassungskosten der Vermieter dazu angehalten ist, dem Gebot der Wirtschaftlichkeit Rechnung zu tragen. - Umrechnungsfaktor
Bei den an den Heizkörpern befindlichen Heizkostenverteilern muss darauf geachtet werden, dass der Umrechnungsfaktor bei gleichen Heizkörpern identisch ist. - Nutzergruppen
Hat ein Gebäude unterschiedliche Messsysteme für Wärme, ist laut Heizkostenverordnung eine Trennung in Nutzergruppen vorzunehmen. Achten Sie auch bei der Heizkostenabrechnung auf die verschiedenen Nutzungsarten. - Ablesewerte
Denken Sie daran, dass die einmal jährliche Ablesung rechtzeitig angekündigt und bei einem Mieterwechsel eine Zwischenablesung vorgenommen werden muss. Im Fall eines Wohnungsleerstands lassen Sie dies die Ablesefirma wissen, da sonst bei der Heizkostenabrechnung eine Schätzung erfolgt. - Einhaltung der Normen
Achten Sie darauf, dass die Kostenverteilung nachvollziehbar ist. So wie der Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten nicht überschritten darf, ist auch der verbrauchsabhängige Kostenanteil von 70 Prozent nicht zu überschreiten.
Sollten Sie das prozentuale Verhältnis ändern wollen, bedarf es in jedem Fall der Absprache mit dem Mieter und eines Eintrags im Mietvertrag. - Vorschüsse des Mieters
Die geleisteten Vorschüsse des Mieters sind bei der Heizkostenabrechnung von den Gesamtkosten der Wohnung abzuziehen. Daraus ergibt sich dann entweder eine Nachforderung des Vermieters oder ein Guthaben des Mieters. - Nachforderungen
Wenn die Heizkostenabrechnung dem Mieter nicht nach Ablauf des Abrechnungszeitraums vorliegt, verfällt die Nachforderung des Vermieters. Das Guthaben des Mieters verjährt jedoch nicht. Hat der Mieter Einwände gegen die Abrechnung, so muss er sie allerdings auch innerhalb von 12 Monaten ab Erhalt vorbringen.
