Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung: Ge­setz­li­che Grund­la­ge

Die Nebenkostenabrechnung stellt für manche Vermieter eine jährliche Herausforderung dar, ist aber mit dem kostenlosen Service von ImmobilienScout24 ganz unkompliziert. Hier erfahren Sie mehr über unseren Service, der sich selbstverständlich an alle Vorgaben im BGB für Nebenkostenabrechnungen hält. Darüber hinaus lernen Sie in diesem Artikel, welche rechtlichen Anforderungen es laut Mietrecht an die Nebenkostenabrechnung gibt und warum der Mietvertrag das wichtigste Dokument für Sie ist.

• Die rechtlichen Grundlagen für die Umlage der Nebenkosten auf den Mieter sind der § 556 im BGB, die Betriebskosten- und Heizungsverordnung sowie die individuelle Nebenkostenvereinbarung im Mietvertrag.

• Bedenken Sie, dass Sie nur die umlagefähigen Nebenkosten in die Betriebskostenabrechnung aufnehmen dürfen.

• Sie dürfen nicht alle Nebenkosten 1:1 an die Mieter abgeben, können aber durch Direktabrechnungen zwischen Mieter und Versorger die Betriebskostenabrechnung vereinfachen.

• Der gratis Service von ImmobilienScout24 erlaubt es Ihnen, die Nebenkostenabrechnung gemäß BGB ganz unkompliziert und innerhalb weniger Minuten zu erstellen.

Für die Nebenkostenabrechnung bei vermieteten Immobilien sind der § 556 im BGB, die Betriebskostenverordnung und die Heizkostenverordnung die drei ausschlaggebenden rechtlichen Grundlagen. Darüber hinaus ist Ihre vertragliche Nebenkostenvereinbarung mit dem Mieter ein zentrales Dokument. Diese befindet sich im Mietvertrag.

Als Vermieter sollten Sie die aktuellen Gesetze rund um die Nebenkostenabrechnung kennen, um diese korrekt erstellen zu können. Beachten Sie die folgenden Grundlagen:

• Der Vermieter muss bei der Nebenkostenabrechnung einen Abrechnungszeitraum von einem Jahr einhalten.

• Die Abrechnungsfrist beträgt 12 Monate.

• Sie dürfen nur umlagefähige Nebenkosten an die Mieter abgeben, die tatsächlich angefallen sind.

• Verbrauchsabhängige Kosten für Heizung und Warmwasser müssen Sie nach dem tatsächlichen Verbrauch abrechnen.

Besonders wichtig ist, dass Sie den Unterschied zwischen umlagefähigen und nicht-umlagefähigen Nebenkosten kennen. Denn während Kosten wie die Wasser- und Stromversorgung Teil der Warmmiete sind und vom Mieter normalerweise in Vorauszahlung geleistet werden, dürfen Sie die Betriebskosten für die Verwaltung nicht an die Mieter weitergeben. Lesen Sie hier mehr über umlagefähige Betriebskosten und informieren Sie sich außerdem in der Betriebskostenverordnung über die Details.

Haben Sie eine monatliche Vorauszahlung der Nebenkosten mit dem Mieter vereinbart, gehört es zu Ihrer Pflicht, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Sie haben für die Erstellung nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zwölf Monate Zeit.

Üblicherweise werden Nebenkosten vom Mieter vorausgezahlt und am Ende des Abrechnungszeitraums verrechnet. Eine Nebenkostenpauschale ist nicht üblich und bei den Kosten für Warmwasser und Heizung nicht möglich, da diese zu mindestens 50 Prozent verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen. Für die restlichen Nebenkosten steht es Vermietern frei, eine Pauschale im Mietvertrag zu vereinbaren.

Die Nebenkostenabrechnung ist nur dann gültig, wenn Sie einen Mindestinhalt hat und in formeller Hinsicht den Ansprüchen des BGB zu Betriebskosten entspricht. Laut eines Urteils des Bundesgerichtshofs aus dem Jahr 2016 muss die Nebenkostenabrechnung eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthalten. Außerdem müssen Sie Belege hinzufügen, soweit dies üblich ist. Hier gilt der § 259 BGB für die Nebenkostenabrechnung, der besagt, dass der Mieter in der Lage sein muss, die Ansprüche des Vermieters zu überprüfen und nachzuvollziehen. Oft reicht es aus, den Mietern auf Wunsch Einsicht in die Rechnungen für die Nebenkosten zu gewähren.

Neben der Zusammenstellung der Gesamtnebenkosten müssen Sie in die Nebenkostenabrechnung laut gesetzlicher Grundlagen den verwendeten Umlageschlüssel angeben und erläutern. Sie sollten den Mieteranteil an den Gesamtnebenkosten gesondert ausweisen – auch bei Einfamilienhäusern, denn der Mieter trägt nicht immer die volle Kostenlast. Darüber hinaus gilt es, dass Sie die geleisteten Vorauszahlungen mit den tatsächlichen Nebenkosten verrechnen und angeben, ob Nachzahlungen oder Rückzahlungen anfallen.

Beachten Sie außerdem die folgenden Hinweise:

• Sie können die Erstellung der Betriebskostenabrechnung auch an die Hausverwaltung abgeben.

• Kosten wie Müllentsorgung und Gärtnerarbeiten sollten Sie dennoch selbst abrechnen, um den Überblick zu behalten.

• Verträge wie Wasser, Gas oder Strom kann der Mieter auf Ihren Wunsch hin direkt mit dem Anbieter abschließen.

• Nicht alle Nebenkosten lassen sich in voller Höhe umlegen; Ausnahmen stellen zum Beispiel Kosten für nicht nutzbare Gartenflächen und gemeinsame Kosten bei einem Siedlungsreiheneinfamilienhaus dar.

Der Mietvertrag gibt Ihnen die Möglichkeit, bestimmte Nebenkosten an den Mieter abzugeben, die nicht zu den üblichen Betriebskosten zählen. Die sogenannten weiteren Betriebskosten sind zu einem Teil umlagefähig, vorausgesetzt, dass sie ausdrücklich im Mietvertrag aufgelistet sind. Es handelt sich zum Beispiel um Wartungskosten für Rauchmelder und Feuerlöscher, um Reinigungskosten für Dachrinnen und Abwasseranlagen und um Beseitigungskosten von Graffiti. Lesen Sie hier mehr darüber, wie Sie die Nebenkosten korrekt im Mietvertrag aufschlüsseln.

Darüber hinaus sollten Sie beachten, dass der Mieter nur dann dazu verpflichtet ist, überhaupt Nebenkosten zu zahlen, wenn Sie eine Klausel wie „Der Mieter übernimmt die Zahlung der Betriebskosten“ mit in den Vertrag aufnehmen. Lassen Sie sich dazu im Zweifelsfall von einem Rechtsexperten beraten.

Wenn Sie sich ausreichend mit dem Mietrecht zur Betriebskostenabrechnung beschäftigt haben, ist es an der Zeit, das Dokument zu erstellen. Anstatt jedoch in mühevoller Kleinarbeit die einzelnen Kosten zu berechnen und nach Verteilerschlüssel zu verteilen, empfehlen wir Ihnen, den Nebenkostenrechner von ImmobilienScout24 zu nutzen. Unser Angebot ist komplett kostenlos und unverbindlich. Wir berechnen Ihre Betriebskosten nach § 556 BGB sowie Betriebskostenverordnung, sodass Sie ein rechtskonformes Dokument erhalten. Geben Sie dafür einfach die wichtigsten Zahlen rund um Ihre Immobilie und die im letzten Jahr entstandenen Nebenkosten sowie den verwendeten Verteilerschlüssel an. Wir übernehmen für Sie den Rest und erstellen innerhalb von Minuten eine Nebenkostenabrechnung, die den gesetzlichen Grundlagen entspricht. Diese können Sie direkt ausdrucken und an die Mieter verschicken.