Bei der Nebenkostenabrechnung muss Ihr Vermieter bestimmte Mindestanforderungen einhalten, ansonsten ist sie ungültig. Prüfen Sie unbedingt. Sie können viel Geld sparen.
Nebenkosten entstehen dem Eigentümer laufend durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes – bei einem Mietshaus also dessen Bewohnung. Die Betriebskostenverordnung regelt die allgemein umlegbaren Betriebskosten. Nur wenn es im Mietvertrag vereinbart wurde, können diese auf die Mieter umgelegt werden.
Die Zusammenstellung der Nebenkostenabrechnung muss übersichtlich sein. Einnahmen und Ausgaben sind aufzugliedern. Der betriebswirtschaftlich und juristisch nicht geschulte Mieter soll die umgelegten Kosten klar ersehen und überprüfen können.
Die Positionen der Nebenkostenabrechnung sollten möglichst genau bezeichnet werden. Unterschiedliche Positionen, wie Wasserversorgung und Strom oder Straßenreinigung und Müll müssen stets getrennt aufgelistet werden. Gleichartige Kosten, wie mehrere Versicherungen, dürfen in einer Summe zusammenfasst werden. Die Verwendung von Abkürzungen in der Nebenkostenabrechnung ist zulässig. Der Vermieter hat diese auf Verlangen zu erläutern.
Der Verteilerschlüssel muss erläutert werden und nachvollziehbar sein. Die Betriebskosten des gesamten Anwesens müssen angegeben werden. In der Nebenkostenabrechnung muss klar erkennbar sein, wie sich daraus der Anteil des Mieters für die von ihm gemietete Wohnung errechnet.
Wird der Verbrauch der einzelnen Wohneinheiten ermittelt, ist die Umlage nach den Messwerten zwingend. Dasselbe gilt, wenn die Kosten direkt einer bestimmten Wohneinheit zugeordnet werden, wie bei den Kabelgebühren. Im Übrigen können Mieter und Vermieter einen Umlageschlüssel für die Nebenkostenabrechnung vereinbaren. Wurde im Mietvertrag nichts vereinbart, schreibt das Gesetz die Umlage nach Wohnfläche vor.
Bei einer Verteilung nach Wohnfläche müssen die Gesamtwohnfläche des Anwesens und die Fläche der betreffenden Wohnung aufgelistet werden. Bei einer Umlage nach Kopfteilen sind die Gesamtzahl der Personen und die in einer Wohneinheit lebenden Personen zu benennen.
Mieter können zur Prüfung die Einsicht in die Rechnungsbelege und Gebührenbescheide verlangen. Will der Mieter die Belege einsehen, darf er eine Nachzahlung so lange verweigern, bis er vom Vermieter Einsicht erhält. Hierbei müssen die Fristen aber eingehalten werden. Es genügt, wenn der Vermieter einen Aktenordner mit den Belegen vorlegt. Der Mieter darf sich Notizen machen und Belege abfotografieren.
Kopien muss der Vermieter nicht zur Verfügung stellen, außer die Einsichtnahme kann dem Mieter nicht zugemutet werden. Das ist der Fall, wenn Mieter und Vermieter heillos zerstritten sind oder die Einsichtnahme am Wohnort nicht möglich ist. Kopien können dem Mieter mit bis zu 0,50 € pro Seite in Rechnung gestellt werden.
Die Nebenkostenabrechnung erfolgt einmal jährlich für einen Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten. Das Abrechnungsjahr muss nicht mit dem Kalenderjahr identisch sein. Versäumt der Vermieter die Erstellung der Nebenkosten, können nach 12 Monaten keine Nachzahlungen mehr geltend gemacht werden. Der Mieter kann aber selbstständig die Abrechnung der Betriebskosten sowie die Auszahlung eines Guthabens verlangen.
Eine Kontrolle der Nebenkostenabrechnung ist immer empfehlenswert. Laut Deutschem Mieterbund sei jede zweite Nebenkostenabrechnung fehlerhaft oder zumindest klärungsbedürftig. Die Frankfurter Allgemeine Zeitung zitiert eine Studie des Berliner Start-up Mineko, das Kunden eine automatisierte Kontrolle der Nebenkostenabrechnung inklusive vorformulierten Widerspruchs-Schreiben anbietet. 10.000 Nebenkostenabrechnungen hatte Mineko analysiert. Über 70 % waren falsch. Im Durchschnitt konnten die Kunden 221 Euro sparen.
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