Heizkostenverordnung – Wie muss eine Wärmeabrechnung aussehen?
Die Heizkostenabrechnung gleicht einem Buch mit sieben Siegeln. Sie ist Bestandteil der Nebenkostenabrechnung. Jeder Gebäudeeigentümer ist als Vermieter ist verpflichtet, den Energieverbrauch für die Heizungswärme und den Warmwasserverbrauch des Mieters nach den Vorgaben der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) abzurechnen. Dazu muss der Gebäudeeigentümer Verbrauchserfassungsgeräte installieren.
Vermieter übertragen die Wärmeabrechnung regelmäßig einem spezialisierten Abrechnungsdienstleister. Dieser erstellt mittels Softwareprogramme die Wärmeabrechnung. Dennoch kann der Mieter seine Heizkostenabrechnung überschlägig prüfen, sofern er die Grundsätze kennt.
1. Abrechnungseinheit und Nutzungseinheit bezeichnen
Die Heizkostenabrechnung muss das abzurechnende Gebäude bezeichnen (Angabe der Straße und Hausnummer). Die abzurechnenden Räume sind anzugeben. Nutzt ein Mieter mehrere Wohn- und/oder Gewerbeeinheiten, muss die Abrechnung die jeweilige Einheit bezeichnen.
2. Abrechnung muss Verbrauchsanteil erfassen
a. Verbrauchsanteil: Der Vermieter ist verpflichtet ist, den Energieverbrauch des Mieters mindestens zu 50 % in Abhängigkeit von dessen Energieverbrauch abzurechnen. Der Verbrauchsanteil kann mietvertraglich bis zu 100 % angesetzt werden. Die Verordnung erlaubt nur wenige Ausnahmen, z. B. dann, wenn der Vermieter ein Zweifamilienwohnhaus zusammen mit dem Mieter selbst bewohnt (§§ 2, 11 HeizkostenV).
b. Festkostenanteil: Der Restanteil des Energieverbrauchs ist verbrauchsunabhängig zu erfassen.
c. Umlageschlüssel: In der Abrechnung ist genau anzugeben, wie Verbrauchsanteil (Minimum 50 %) und Festkostenanteil aufgeteilt werden. Grundlage für die Festsetzung des Festkostenanteils ist der mietvertraglich vereinbarte Umlageschlüssel. Ist nichts vereinbart, zählt die Wohnfläche. Balkone und Terrassen dürfen anteilig in die Flächenberechnung der Wohn- und Nutzfläche einbezogen werden, auch wenn sie nicht beheizt werden (BGH WuM 2007, 700).
e. Warmmiete, Heizkostenpauschale: Da die Heizkostenverordnung den Vermieter zur verbrauchsabhängigen Abrechnung verpflichtet, ist die Vereinbarung einer Warmmiete oder einer Heizkostenpauschale nicht mehr erlaubt. Ausnahme: ein vom Vermieter mitbewohntes Zweifamilienhaus.
f. Kürzungsrecht: Unterbleibt oder verweigert der Vermieter ohne sachlich zwingende Gründe die verbrauchsabhängige Abrechnung, darf der Mieter die Nebenkostenabrechnung um 15 % kürzen (§ 12 HeizkostenV).
3. Angabe des Abrechnungszeitraums
Die Abrechnung muss den vereinbarten Abrechnungszeitraum angeben. Dies kann das Kalenderjahr sein, aber auch jeder andere mietvertraglich vereinbarte Zeitraum. Der Abrechnungszeitraum darf höchstens 12 Monate betragen (§ 556 III BGB). Eine gewisse Toleranz von bis zu ca. 6 - 8 Wochen ist in Ordnung, wenn die Ablesung später erfolgt.
4. Mieterwechsel berücksichtigen
Wechselt der Mieter vor Ablauf der Abrechnungsperiode, empfiehlt sich eine Zwischenablesung der Verbrauchserfassungsgeräte. Alternativ kann nach der „Gradtagzahlentabelle“ abgerechnet werden (§ 9 HeizkostenV). Danach ist der unterschiedliche Wärmebedarf in den einzelnen Monaten maßgebend. Ausgehend von 1000 Promille wird der Energieverbrauch für die einzelnen Monate kalkuliert (Januar 170/1000, August 40/1000). Trotz der komplexen Erfassung besteht keine Erläuterungspflicht. Lediglich die einzelnen Rechenschritte sind nachvollziehbar darzustellen.
5. Heiz- und Warmwasserkosten aufteilen
Bei verbundenen Anlagen muss der Vermieter den Energieverbrauch für die Heizung und die Warmwasserbereitung aufteilen und angeben, nach welcher Methode die Aufteilung erfolgt (§ 9 HeizkostenV). Werden Heizwärme und Warmwasser durch verschiedene Anlagen bereitgestellt, ist der Energieverbrauch jeweils getrennt abzurechnen.
6. Weitere Kosten im Zusammenhang mit dem Betrieb einer Heizungsanlage
I. Umlagefähige Kosten gemäß § 2 Ziffer 4 BetrKV:
- Brennstoffkosten
- Kosten des Betriebsstroms (z. B. Stromkosten für die Umwälzumpe)
- Kosten der Bedienung, Überwachung und Wartung der Anlage (Reparaturkosten sind auszunehmen)
- Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit der Heizungsanlage und der Einstellung durch eine Fachkraft
- Kosten der Messungen nach dem Bundesimmissionsschutzgesetz und Schornsteinfegerkosten
- Kosten der Anmietung der Verbrauchserfassungsgeräte,
- Kosten der Verwendung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung sowie der Kostenberechnungen und Aufteilung (z. B. Kosten für den Wärmemessdienst, der die Ampullen der Verdunstungsröhrchen austauscht, Ablesekosten, Erstellen der Heizkostenabrechnung durch eine Dienstleistungsfirma)
- Kosten der Verbrauchsanalyse (Mieter kann seinen individuellen Energieverbrauch erkennen und sein Verbrauchsverhalten anpassen)
II. Nicht umlagefähige Kosten
- Prüfungskosten der Feuerlöscher,
- Trinkgelder für den Fahrer des Öltankfahrzeuges,
- Finanzierungskosten für den Ankauf von Heizöl,
- Leasingkosten für das Leasen der Heizungsanlage,
- Öltankversicherung (aber umlagefähig über Sach- und Haftpflichtversicherung)
- Reparaturarbeiten an der Heizungsanlage
7. Leerstand einer Wohnung
Der Energieverbrauch für eine leer stehende Wohnung geht zu Lasten des Vermieters. Eine Umlage auf die Mieter ist nicht erlaubt.
8. Schätzung des Energieverbrauchs im besonderen Fällen
Ausnahmsweise kann der Vermieter den Energieverbrauch schätzen, sofern zwingende Gründe vorliegen. Beispiel: Computerfehler, Geräteausfall, Mieter erlaubt dem Ableser trotz drei ordnungsgemäß angekündigter Termine keinen Zutritt zur Wohnung.
Als Schätzverfahren erlaubt das Gesetz:
- Verbrauchsschätzung nach witterungsmäßig vergleichbaren Abrechnungsperioden
- Verbrauchsschätzung anhand vergleichbarer anderer Räume innerhalb der Abrechnungsperiode
- Schätzung nach dem Durchschnittsverbrauch des Gebäudes
9. Voraufteilung nach Nutzergruppen
Wenn der Vermieter verschiedene Messgeräte (Heizkostenverteiler, Wärmezähler) verwendet, sind die Verbrauchswerte nicht miteinander vergleichbar. Der Vermieter muss die Kosten voraufteilen und Nutzergruppen bilden. Der Verbrauch ist für jede Gruppe getrennt zu erfassen.
10. Angaben zur Verbrauchserfassung
Heizt der Vermieter mit Brennstoffen (Pellets, Heizöl), sind der Anfangsbestand, der Endbestand und die Zukaufmenge nach Menge und Kosten anzugeben. Bei Gasheizungen sind die Beträge der laufenden Rechnung sowie die Ablesedaten und der Lieferumfang anzugeben. Bei Wärmelieferung genügt die Angabe der Rechnungsbeträge des Energieversorgers.
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