Nicht umlagefähige Ne­ben­kos­ten

Nebenkosten für die Instandhaltung, Instandsetzung, Verwaltung und einige andere Kosten sind nicht umlagefähig. Als Vermieter müssen Sie selbst für diese Kosten aufkommen. Nebenkosten, die nur einmalig auftreten oder die der Instandhaltung und Instandsetzung dienen, dürfen Sie nicht auf die Mieter umlegen. 

• Verwaltungskosten, Versicherungskosten, Leerstandskosten und im Mietvertrag nicht detailliert aufgeführte sonstige Betriebskosten dürfen Sie ebenfalls nicht umlegen. 

• Prüfen Sie die Möglichkeit, die nicht umlagefähigen Nebenkosten als Werbungskosten von der Steuer abzusetzen. 

• Strom, Wasser, Warmwasser und Heizkosten gehören zu den verbrauchsabhängigen Nebenkosten, die komplett umlagefähig sind 

• Mit dem Service von ImmobilienScout24 können Sie gratis und bequem die nächste Nebenkostenabrechnung für die umlagefähigen Kosten erstellen

Als Vermieter dürfen Sie Betriebs- und Nebenkosten auf den Mieter umlegen – vorausgesetzt, dass diese umlagefähig sind und dass Sie im Mietvertrag eine entsprechende Vereinbarung getroffen haben. Sie haben die Wahl zwischen einer Nebenkostenpauschale oder einer monatlichen Vorauszahlung im §556 des BGB gibt es klare Vorgaben darüber, welche Betriebskosten sich umlegen lassen und welche nicht.

Aus dem Gesetz ergibt sich außerdem, welche Nebenkosten Sie als Vermieter in keinem Fall umlegen dürfen. Dies sind vor allem Kosten, die Ihnen außerhalb des bestimmungsgemäßen Gebrauchs des Gebäudes entstehen, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sowie einmalige Kosten:

• Reparaturkosten in der Nebenkostenabrechnung: Sie müssen den vertraglich vereinbarten Zustand des Gebäudes erhalten und daher größere Reparaturen übernehmen. Für Schönheitsreparaturen ist meist der Mieter zuständig.

• Instandhaltungskosten: Instandhaltung, etwa durch ein neues Dach oder einen Anstrich der Fassade, ist immer Vermietersache.

• Nebenkosten für Verwaltung: Für Personal und Einrichtungen zur Verwaltung des Mietobjektes müssen Sie selbst aufkommen. Kosten für den Hausmeister oder Hauswart hingegen dürfen Sie auf die Mieter umlegen. Die Kosten für eine Wach- und Schließgesellschaft oder einen Sicherheitsdienst tragen Sie wiederum selbst.

• Nebenkostenanteile für leerstehende Wohnungen: Die bei Leerstand anfallenden Kosten müssen Sie ebenfalls selbst tragen, obwohl es hier oft zum Konflikt kommt.

• Bank- und Kontoführungsgebühren, Zinsen, Porto für Briefe, Telefongespräche

• Neuanlage eines Gartens: Sie dürfen die Kosten für die Pflege eines bestehenden Gartens auf die Mieter umlegen, müssen aber für die Neuanlage selbst aufkommen.

• Einmalige Dachrinnenreinigung

• Versicherungskosten

• Wartungskosten für die Klingelsprechanlage

• Einmalige Schädlingsbekämpfung

• Fassadenreinigung

• Installation von Feuerlöschern (Wartungskosten sind hingegen umlagefähig)

• Erschließungsbeiträge (z.B. Kosten zur Erschließung von Straßen, Wegen und Plätzen)
• Straßenbaubeiträge oder Straßenausbaubeiträge

Häufig stellt sich die Frage, ob die Aufzugskosten für Mieter aus dem Erdgeschoss umlagefähig sind. Die Antwort lautet fast immer: Ja – es sei denn, die Mieter wohnen weit vom Aufzug entfernt oder können nachweisen, dass sie den Aufzug niemals benutzen.

Als Vermieter sind Sie dazu verpflichtet, alle Belege zu den Nebenkosten aufzubewahren, um dem Mieter auf Anfrage eine Belegeinsicht zu ermöglichen. Obwohl Sie die oben genannten Kosten nicht umlegen dürfen, ist es möglich, sie in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend zu machen. So können Sie viele Kosten von der Steuer absetzen und effektiv Geld sparen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, Kosten zur Instandhaltung und Instandsetzung abzuschreiben.  

Lassen Sie sich im Zweifelsfall von Ihrem Steuerberater und/oder von einem Fachanwalt für Mietrecht beraten.

Ja, Strom, Wasser und Warmwasser gehören zu den Nebenkosten einer Mietwohnung. Sie lassen sich komplett auf den Mieter umlegen. Wo immer möglich, sollten Sie veranlassen, dass der Mieter diese Kosten direkt mit dem Anbieter abrechnet. So ersparen Sie sich viel Arbeit. Bei Strom in der Betriebskostenabrechnung gilt, dass er für Gemeinschaftsräume wie den Flur oder die Außenbeleuchtung je nach Verteilerschlüssel gerecht auf alle Mietparteien verteilt wird.

In einem Haus mit mehreren Parteien gibt es jedoch meist eine zentrale Heizung sowie die zentrale Bereitstellung von Warmwasser. In diesem Fall sollten Sie beachten, dass mindestens 50 Prozent dieser Kosten verbrauchsabhängig nach Mietwohnung berechnet werden müssen. Die anderen 50 Prozent können Sie im Rahmen einer Nebenkostenpauschale berechnen. Aufgrund der Tatsache, dass diese umlagefähige Nebenkosten verbrauchsabhängig sind, müssen Sie als Vermieter eine regelmäßige Nebenkostenabrechnung erstellen. Diese muss mindestens die Aufstellung der Heizkosten enthalten. Mehr über die Inhalte der Nebenkostenabrechnung lesen Sie hier.

Die Betriebskosten für den Strom in der Wohnung trägt der Mieter in der Regel selbst, indem er einen Vertrag mit einem Stromversorger abschließt. Den sogenannten Allgemeinstrom, also die Strom-Betriebskosten für die Gemeinschaftsräume, können Sie dagegen umlegen. Folgende Übersicht zeigt, welche Stromkosten umlagefähig sind und welche Mietnebenkosten für Strom Sie nicht oder nur teilweise umlegen können:

Umlegen können Sie die allgemeinen Stromkosten in der Nebenkostenabrechnung entweder anhand der Wohnfläche in Bezug zur Gesamtfläche der Immobilie oder nach der Personenanzahl pro Wohnung. Also beispielsweise:

Stromkosten/Quadratmeter x Wohnfläche der Wohneinheit x 12 Monate = Allgemeinstrom des gesamten Jahres: 0,05 €/Quadratmeter • 83 Quadratmeter• 12 Monate = 46,80€

Da Sie als Vermieter in den meisten Fällen mindestens für die Heizkosten eine 12-monatige Nebenkostenabrechnung erstellen müssen, lohnt es sich, den kostenlosen Nebenkostenabrechnungsservice von ImmobilienScout24 in Anspruch zu nehmen. Geben Sie einfach Ihren Verteilerschlüssel, einige Daten zu Ihrem Gebäude und die Summen der Nebenkosten an, die Sie umlegen möchten, und wir erledigen den Rest! Innerhalb von Minuten erhalten Sie ein praktisches PDF mit der Nebenkostenabrechnung, die alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Drucken Sie das Dokument einfach aus, um es an Ihre Mieter zu verteilen.