Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung - Die Frist ein­hal­ten

Worauf Sie als Vermieter in Bezug auf die Nebenkostenabrechnung achten müssen und welche Fristen wichtig sind, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Grundsätzlich gilt: Sind Nebenkosten-Vorauszahlungen mit dem Mieter vereinbart, muss einmal jährlich abgerechnet werden. Hält der Vermieter die Frist für die Nebenkostenabrechnung nicht ein, kann er diese Nebenkosten nicht nachfordern.

Vermieter sollten bezüglich der Nebenkostenabrechnung als Frist den 31.12. im Blick haben. Grundsätzlich müssen sie über die Vorauszahlungen für Nebenkosten jährlich gegenüber dem Mieter abrechnen. Das Gesetz - § 556 Abs. 3 BGB - regelt auch die Frist für die Nebenkostenabrechnung eindeutig: „Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen.“ Nach dieser Frist kann der Vermieter eventuelle Nachforderungen gegenüber dem Mieter nicht mehr geltend machen. Bei steigenden Nebenkosten, wie sie vor allem bei den kommunalen Gebühren im langfristigen Trend bundesweit zu beobachten sind,  bleibt also der Vermieter dann auf Kosten sitzen. Der Vermieter darf also maximal über einen Zeitraum von zwölf Monaten eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Weil in den meisten Fällen diese zwölf Monate dem Kalenderjahr entsprechen, sollten sich Vermieter, die bislang keine Nebenkostenabrechnung für das Vorjahr vorgelegt haben, beeilen.

Nur in begründeten Ausnahmen ist es zulässig, die Nebenkostenabrechnung verspätet zu zusenden. Kann der Vermieter nachweisen, dass ein Überschreiten der Frist nicht durch sein Verschulden entstanden ist, so ist die Nebenkostenabrechnung noch wirksam.

Dies kann beispielsweise sein, wenn der Mieter unbekannt verzogen ist und der Vermieter die neue Anschrift erst ausfindig machen muss. Zudem kann es sein, dass der Vermieter die Abrechnungen der Versorger unverschuldet zu spät zugestellt bekommt. In diesem Fall muss er dies jedoch dem Mieter belegen können.

Vorausgesetzt, dass der Mieter regelmäßig eine Nebenkostenvorauszahlung leistet, was normalerweise in Form der Warmmiete geschieht, müssen Sie als Vermieter einmal im Jahr eine Abrechnung schicken. Dabei gilt eine Frist von zwölf Monaten. In dieser Abrechnung listen Sie die Gesamtkosten auf und geben an, welche Kosten auf den jeweiligen Mieter entfallen. Daraus ergeben sich Rückzahlungen oder Nachzahlungen. Sie benötigen Hilfe bei der Nebenkostenabrechnung? Dann nutzen Sie den kostenlosen Nebenkostenrechner von ImmoScout24 (Link)!

§556 des BGB gibt an, dass Sie die Nebenkostenabrechnung ausnahmslos alle zwölf Monate schicken müssen. Dafür dürfen Sie selbst den Zeitpunkt wählen, an den Sie sich dann in allen folgenden Jahren des Mietverhältnisses halten müssen. Viele Vermieter wählen den 31. Dezember als Frist, aber Sie dürfen sich auch für andere Daten entscheiden.

Sollte die Verspätung der Nebenkostenabrechnung nicht Ihre Schuld sein, ist eine verspätete Zusendung erlaubt. Jedoch liegt die Beweispflicht darüber, dass die Fristüberschreitung nicht Ihr Verschulden ist, bei Ihnen. Nur, wenn Sie diese Bedingungen erfüllen, ist die Nebenkostenabrechnung trotzdem wirksam.

Gründe für die Verspätung können zum Beispiel sein:

1. Der Versorger hat die Rechnung verspätet zugeschickt.

2. Der Mieter ist unbekannt verzogen ist und Sie müssen seine neue Anschrift herausfinden

3. Es liegen Konflikte mit dem Mieter vor.

4. Manchmal gibt es auch einen Rechtsstreit um die Nebenkosten oder um den Mietvertrag, den Sie erst klären müssen, bevor Sie Nebenkosten abrechnen können. 

5. Was passiert, wenn der Mieter Widerspruch einlegt?

Nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung hat der Mieter zwölf Monate Zeit, um die Abrechnung zu prüfen und bei Bedarf einen Widerspruch einzulegen. Sollte der Mieter keine Einwände haben, muss er die eventuell anfallenden Nachzahlungen innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung leisten. Diese Frist gilt auch für Sie als Vermieter, falls Sie Rückzahlungen leisten müssen. In manchen Fällen können Sie jedoch erst nach der Prüfung der Nebenkosten sicher sein, dass der Mieter die Abrechnung akzeptiert, was maximal zwölf Monate lang dauern kann. 

Der Mieter darf bei berechtigten Zweifeln an der Nebenkostenabrechnung eine Belegeinsicht fordern. Sie als Vermieter müssen ihm dann die gewünschten Belege zur Verfügung stellen und gegebenenfalls Korrekturen an der Nebenkostenabrechnung vorzunehmen. Erst wenn der Mieter schriftlich zustimmt, dass die Abrechnung nun korrekt ist, gilt wieder für beide Parteien eine Zahlungsfrist von 30 Tagen.

Nach dem Gesetz - § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB - hat der Mieter nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung eine Frist von zwölf Monaten, in welcher er die Nebenkostenabrechnung prüfen und gegebenenfalls einen Einwand erstellen kann. Erst nach Ablauf dieser Frist kann der Vermieter sicher sein, dass der Mieter die Abrechnung akzeptiert. Hat der Mieter keine Einwände, müssen die Forderungen innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt beglichen werden. Diese Frist gilt auch für den Vermieter, wenn sich aus der Nebenkostenabrechnung eine Rückzahlung der Vorauszahlungen an den Mieter ergibt.

Gewerbemietverträge haben ihre Besonderheiten. In ihnen kann vieles abweichend vom Wohnraummietrecht vereinbart werden. Mieter und Vermieter stehen sich in der Gewerbevermietung als gleichgesetzte Kaufleute gegenüber. Die Folge: Gewerbemieter genießen einen erheblich geringeren gesetzlichen Schutz bei der Umlage von Betriebskosten als Mieter von Wohnraum.

In der Regel schließen Vermieter und Gewerbemieter einen schriftlichen Mietvertrag und verabreden darin, welche Nebenkosten für das Gewerbe auf die Mietparteien umgelegt werden. Häufig werden eine Kaltmiete und eine monatliche Betriebskostenvorauszahlung vereinbart. Der Vermieter rechnet die Betriebskosten einmal jährlich mit einem Umlageschlüssel „Mietfläche im Verhältnis zur Gesamtfläche des Gewerbeobjektes“ ab.

Eine Ausnahme gilt, wenn die Gewerberäume in einer gemischt genutzten Immobilie liegen. Das ist der Fall, wenn sich beispielsweise im Erdgeschoss eines Wohnhauses ein Friseurladen befindet. Hier kann der Vermieter den Schlüssel für die Betriebskostenabrechnung im Gewerbe nicht verwenden, da die Kostenverteilung nicht zulasten der Wohnraummieter gehen darf.

Sofern es als schriftliche Vereinbarung im Mietvertrag festgelegt ist, können die Nebenkosten die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) definierten Kosten übersteigen. Dann könnten anteilige Verwaltungs- oder Instandhaltungskosten für den Mieter entstehen. Dies muss jedoch ausdrücklich unter dem Punkt „Nebenkosten“ im Gewerbemietvertrag festgehalten werden.

Idealerweise weist der Vermieter in der Betriebskostenabrechnung für das Gewerbe alle Kostenarten detailliert aus und dokumentiert diese in der Anlage. So können später Irritationen und Streit vermieden werden. Der Vermieter kann aber auch pauschal auf die Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV) verweisen. Dort sind alle relevanten Positionen für die Betriebskosten im Gewerbe aufgelistet. Die unter Punkt 17 genannten „sonstigen Betriebskosten“ müssen allerdings im Mietvertrag einzeln aufgeführt werden, denn nur bei genauer Bezeichnung sind sie umlagefähig.

Erst durch die ordnungsgemäße und fristgerechte Erstellung einer gewerblichen Nebenkostenabrechnung wird eine mögliche Nachforderung wirksam. Vermieter müssen ihren Mietern die Abrechnung der Betriebskostenvorauszahlungen innerhalb von zwölf Monaten nach dem Abrechnungszeitraum mitteilen.

Diese Rechtsprechung hat sich inzwischen auch für die Nebenkostenabrechnungen von Gewerbeimmobilien durchgesetzt. Nun müssen die Nebenkosten bei Geschäftsraummieten innerhalb einer „angemessenen Frist“ – in der Regel spätestens ein Jahr nach Beendigung der Abrechnungsperiode – mitgeteilt werden. Ein Ausschluss von Nachforderungen wie bei der Wohnraummiete ist hiermit aber nicht verbunden.

Vermieter von Gewerberäumen dürfen auch bei Überschreitung dieser Frist eine Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung geltend machen. Der Anspruch verjährt erst nach Ablauf von drei Jahren.

Im Gewerbemietvertrag werden die Nebenkosten für gewöhnlich steuerfrei abgerechnet, wie auch bei regulären Mietverträgen. Die Vermietung und Verpachtung ist für gewöhnlich von der Umsatzsteuer befreit. Jedoch kann bei gewerblicher Vermietung eine Umsatzsteuer auf die Nebenkosten anfallen. Dies ist nur möglich, wenn sowohl Vermieter als auch Mieter als Unternehmer auftreten und der Vermieter auf die Befreiung von der Umsatzsteuer verzichtet (Umsatzsteueroption).

Dies kann unterschiedliche finanzielle Vorteile für beide Seiten mit sich bringen: Die Steuerpflicht kann sowohl den Vermieter als auch den Mieter dazu befähigen, den Vorsteuerabzug gemäß § 15 UStG geltend zu machen. Das kann für den Vermieter beispielsweise dann sinnvoll sein, wenn es sich um eine neu gebaute oder kürzlich sanierte Immobilie handelt. Die beim Bau oder bei der Renovierung gezahlte Mehrwertsteuer kann dann durch den Vorsteuerabzug mit der eingenommenen Mehrwertsteuer aus der Vermietung ausgeglichen werden. Diese muss nämlich nicht oder nicht vollständig an das Finanzamt abgeführt werden. Auch der gewerbliche Mieter kann den Vorsteuerabzug für sich nutzen und unterliegt somit keinem Nachteil.

Die Anrechnung der Umsatzsteuer auf Gewerbe-Nebenkosten ist nur möglich, wenn die Flächen rein gewerblich und für das Erzielen von Einnahmen genutzt werden und der Vermieter die Umsatzsteueroption gewählt hat. So kann die Umsatzsteuer beispielsweise auf die Nebenkosten von Büroräumen angerechnet werden. Der Gewerbemietvertrag muss die Betriebskosten dann inklusive der Umsatzsteuer aufführen, um späteren Missverständnissen vorzubeugen. Nur bei der korrekten Aufführung im Mietvertrag ist der Mieter verpflichtet, die Umsatzsteuer zusätzlich zur Miete zu zahlen. Mieter können ihre Nebenkostenabrechnung im Gewerbe prüfen lassen, wenn diese nicht genau den vertraglichen Vereinbarungen entspricht.

Ihr Nachzahlungsanspruch verjährt schon nach 3 Jahren. 

Gemäß dem bis zum 31.12.2001 geltenden § 197 BGB alt verjährte Ihr Nachzahlungsanspruch aus der Betriebskosten-Abrechnung nach 4 Jahren. Maßgebend für den Beginn der Verjährung war der Zeitpunkt, zu dem Ihrem Mieter die Abrechnung zuging. 
Die Verjährungsfrist hat sich seit dem 1.1.2002 geändert. Ihr Nachzahlungsanspruch verjährt jetzt bereits nach 3 Jahren (§ 195 BGB).