Büro auf Zeit und Büro Sharing suchen
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Büro Sharing: Was bei der Suche zu beachten ist
Wenn Sie kurzfristig oder für einen festgelegten Zeitraum Räumlichkeiten benötigen, können Sie bezugsfertige Büros auf bestimmte Zeit buchen. Dieses Konzept ist besser bekannt unter dem Begriff „Büro Sharing“. Wie genau das Arbeiten im Shared Office funktioniert, welche Vor- und Nachteile das hat und in welchen Fällen es sich besonders anbietet, erklären wir in diesem Artikel.
Das Wichtigste in Kürze:
- Büros auf Zeit sind bereits fertig ausgestattete Büroräume, die für einen individuellen Zeitraum (zum Beispiel ein Jahr) gebucht werden können.
- Die Räumlichkeiten sind häufig in einem Gebäudekomplex oder Business Center untergebracht und werden professionell betreut.
- Es handelt sich beim Büro Sharing eher um eine Dienstleistung mit voller Kostenkontrolle anstatt einer einfachen Büroimmobilie.
Was ist Büro Sharing?
Bei Büro Sharing handelt es sich um eine flexible Arbeitsplatzlösung. Statt sich mit einem herkömmlichen Miet- oder sogar Kaufvertrag langfristig an eine Immobilie und einen Standort zu binden, ermöglicht dieses Konzept Büroräume für einen bestimmten Zeitraum anzumieten. Je nach Ihrem individuellen Bedarf kann die gewünschte Anzahl an Räumlichkeiten nur für Stunden, für einzelne Tage, Wochen, Monate oder sogar Jahre gebucht werden.
Die Büroräumlichkeiten sind vollständig möbliert und verfügen über eine komplette IT-Infrastruktur. In der Regel müssen lediglich die eigenen Arbeitsgeräte wie Bildschirme oder Laptops angeschlossen werden.
Sie können außerdem auch weitere Dienstleistungen hinzubuchen, wie Personal für das Office Management. Dies ist in der Regel ein Sekretariatsservice, der Telefon- und Postannahme verwaltet, Übersetzer, oder Bewirtungsmöglichkeiten, die Sie zusätzlich zum Shared Office hinzubuchen können.
Was sollte ich bei der Suche nach einem Büro auf Zeit beachten?
Bevor Sie sich für ein bestimmtes Shared Office entscheiden, sollten Sie den:die Anbieter:in und das dazugehörige Business Center genau überprüfen. Da die Ausstattung gestellt wird, haben Sie oft kaum die Möglichkeit, diese zu verändern. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass der Workspace Ihren Ansprüchen entspricht. Folgende Qualitätsmerkmale gilt es zu beachten:
- Standort der Immobilie
- Ausstattung des Office
- Zustand des Gebäudes
- Qualität und Angebot von Service, Produkten und Personal vor Ort
- Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel
- Parkmöglichkeiten
Sie sollten also sichergehen, dass die genannten Punkte Ihren Anforderungen entsprechen. Sinnvoll ist es hierbei, eine Prioritätsliste zu erstellen:
- Was muss der zukünftige Workspace definitiv erfüllen?
- Welche Aspekte sind beim Shared Office wichtig, aber notfalls auch entbehrlich?
- Welche zusätzlichen Vorzüge sind für das Büro auf Zeit erwünscht, aber nicht notwendig?
Mithilfe einer solchen Liste können Sie nicht nur Ihre Anforderungen an den neuen Workspace der Wichtigkeit nach staffeln. Die Prioritätsliste sorgt darüber hinaus dafür, dass während der Recherche nur relevante Suchergebnisseangezeigt werden.
ImmoScout24 bietet Ihnen bei der Suche eine große Auswahl an Business Centern, die nach relevanten Kriterien wie Größe, Zahl der Räume, Ausstattung, Standort sowie Zustand gefiltert und durchsucht werden kann.
Sie sind auf der Suche nach einem Büro in einer Großstadt?
Ab wann ist Büro Sharing überhaupt sinnvoll?
Die Möglichkeit, kurzfristig auf ausgestattete Büroräume zugreifen zu können, ist für Sie besonders dann sinnvoll, wenn Sie Ihr Unternehmen neu gründen. In einer Bürogemeinschaft können Sie an Ihren eigenen Erfolg arbeiten, während das Gebäude durch den:die Anbieter:in betreut wird. Gerade bei kleinem Startkapital bietet Büro Sharing Ihnen weitere finanzielle Freiheiten, um Ihr Unternehmen erfolgreich aufzubauen.
Sollten Sie Ihren Firmensitz beispielsweise in Berlin haben, aber geschäftlich in Köln unterwegs sein, können Sie kurzfristig auf ein Shared Office für Geschäftsreisen zurückgreifen. Oder wenn Sie regelmäßig Geschäftsreisen tätigen, ist Büro Sharing eine sinnvollere Option als ein festes Büro.
Auch bei veranstalteten Messen ist die Buchung eines Workspaces sinnvoll. Sie und Ihre Mitarbeiter:innen können sich auf die Veranstaltungen vorbereiten. Dabei können Sie auf angebotene Ausstattung und Personalservices zurückgreifen.
Ausgelagerte Projekte bedürfen einer ausgestatteten Arbeitsumgebung für einen vorübergehenden Zeitraum. Sie können so die Projektarbeiter:innen für die Dauer des Projekts in einem ausgestatteten Workspace unterbringen.
Welche Alternativen gibt es?
Neben Büro Sharing gibt es noch andere Möglichkeiten für flexible Arbeitsplätze:
- Coworking
- Bürogemeinschaft
- Homeoffice
Beim Coworking teilen sich mehrere Personen denselben Arbeitsplatz. Ihnen steht dabei eine große, voll ausgestattete Räumlichkeit zur Verfügung. Auch Freiberufler:innen nehmen solche Angebote gerne in Anspruch. Dabei profitieren Sie durch den gegenseitigen Austausch mit anderen Nutzer:innen des Coworking Space.
Eine Bürogemeinschaft, unter der man den Zusammenschluss Selbstständiger in einer Räumlichkeit versteht, bietet ebenfalls eine attraktive Alternative. Dabei bleiben Sie als einzelne:r Berufsträger:in eigenständig und profitieren von der gemeinsamen Nutzung der Arbeitsmittel und gegebenenfalls des Personals. Besonders bei Freiberufler:innen, beispielsweise Rechtsanwält:innen, ist diese Form der Miete beliebt.
Die Arbeit im Homeoffice wiederum spart Zeit und Geld. Der Arbeitsweg entfällt und die technischen Grundvoraussetzungen sind meist gegeben. Allerdings ist ein hohes Maß an Disziplin erforderlich und auch der Kundenempfang gestaltet sich zu Hause meist schwierig. Sie sollten eine Geschäftsadresse für die Geschäftspost nutzen. Bei Kundenbesuch ist die spontane Miete von Konferenz- und Seminarräumen in Business Centern oft sinnvoll.
Was sind die Vor- und Nachteile von Büro Sharing?
Das Büro Sharing bietet grundsätzlich viele Vorteile. Doch es gibt auch einige Nachteile. Hier sehen Sie beide auf einen Blick:
| Vorteile | Nachteile |
| Kostengünstiger als die klassische Büroraumvermietung Flexible Mietverträge halten gleichzeitig das Fixkostenrisiko gering zusätzliche Ersparnis der Erstinvestitionen durch vorhandene Grundausstattung Zusätzliche Dienstleistungen (beispielsweise ein Sekretariatsservice) lassen sich hinzubuchen Volle Kostenkontrolle: Der Vertrag kann verlängert, Büros und Dienstleistungen kurzfristig hinzugebucht oder gestrichen werden Business Center befinden sich in Toplagen Gewinnbringendes Networking mit anderen Mieter:innen möglich |
Mögliche Lärmbelästigung oder Konflikte durch andere Mieter:innen Feste Postadresse notwendig Kein Mitspracherecht bei der Büroeinrichtung Hausordnung, die von dem:der Nutzer:in des Workspaces eingehalten werden muss |
Was sind die Kosten für ein Shared Office?
Die Mietpreise für ein Shared Office variieren. Die Kosten des Büro Sharing hängen vor allem von verschiedenen Faktoren ab:
- Standort des Business Centers
- Ausstattung
- Gebuchte Services
- Anzahl der gebuchten Arbeitsplätze
- Buchungszeitraum
Die Mietpreise für ein Shared Office variieren. Die Kosten des Büro Sharing hängen vor allem von verschiedenen Faktoren ab:
- Ein Büro auf Zeit rechnet sich besonders dann, wenn nicht mehr als 20 Arbeitsplätze benötigt werden. Der Preisvorteil gegenüber einer klassischen Büroraumvermietung variiert je nach Anzahl der gebuchten Plätze zwischen 24 und 200 Prozent.